17 tính năng của hệ thống tổng đài VoIP mà bạn không nên bỏ qua

1. Quản lý cuộc gọi nâng cao

Quản lý cuộc gọi nâng cao giúp bạn có thể ưu tiên, giữ, định tuyến hoặc chặn các cuộc gọi đến. Tính năng này hỗ trợ các hoạt động trao đổi của bạn và giảm sự thất vọng của khách hàng. Nó cũng cải thiện chất lượng và tác động cuộc gọi VoIP.

2. Định tuyến cuộc gọi

Với tính năng định tuyến cuộc gọi nâng cao, Doanh nghiệp của bạn sẽ hệ thống hóa định hướng các cuộc gọi đến. Bạn có thể định tuyến một cuộc gọi đến theo loại khách hàng, mục đích, hiệu suất của Agents, sự sẵn sàng của nhân viên… 

3. Từ chối cuộc gọi ẩn danh

Không phải tất cả các cuộc gọi đều thực sự cần thiết. Bạn không muốn các cuộc gọi quấy rối khiến nhóm của bạn không giúp được những khách hàng thực sự có nhu cầu thực sự. Tính năng này ngăn các cuộc gọi từ ID người gọi ẩn danh hoặc bị chặn gọi đến Doanh nghiệp của bạn.

4. Chuyển tiếp cuộc gọi

Chuyển tiếp cuộc gọi có thể giải quyết các mối quan tâm của khách hàng bất kể nhóm của bạn ở đâu.

Định tuyến các cuộc gọi nhận được từ điện thoại văn phòng đến điện thoại di động hoặc các thiết bị được chỉ định khác. Tính năng này giúp bạn linh hoạt nhận cuộc gọi ở bất kỳ đâu và giữ liên lạc với khách hàng

5. Sự hiện diện cuộc gọi (Call Presence)

Nhiều chuyển tiếp cuộc gọi có thể làm phiền khách hàng. Sự hiện diện trong cuộc gọi cung cấp cho bạn khả năng hiển thị về trạng thái điện thoại của mọi người trong tổ chức của bạn. Chỉ cần nhìn thoáng qua, bạn sẽ biết ai đang bận xử lý cuộc gọi hoặc đang rảnh để nhận cuộc điện thoại khẩn cấp tiếp theo.

6. Xếp hàng cuộc gọi (Call Queueing)

Tính năng này rất quan trọng đối với các Doanh nghiệp nhận được khối lượng cuộc gọi lớn. Nó cho phép bạn tự động hóa việc phân phối các cuộc gọi đến các tổ chức nhân viên, nhóm và phòng ban… để xử lý các cuộc gọi này. 

Xếp hàng cuộc gọi giúp giảm thời gian chờ đợi và cho phép các nhóm trực tiếp của bạn hỗ trợ được nhiều cuộc gọi hơn.

7. Ghi âm cuộc gọi

VoIP có thể ghi âm mọi cuộc điện thoại trên hệ thống. Có khả năng hiển thị đầy đủ các cuộc gọi của bạn có thể cải thiện dịch vụ khách hàng và hiệu suất kinh doanh. 

8.Conference Bridge

Conference Bridge là tính năng cho phép bạn thêm nhiều hơn 3 người vào 1 cuộc gọi

Trong số những thứ khác, tính năng này cho phép các cuộc trò chuyện nhiều bên, thúc đẩy làm việc theo nhóm và tăng cường hợp tác. Sử dụng nó để tổ chức các cuộc họp từ xa với hàng chục người tham gia ở các địa điểm khác nhau.

9. Nhạc chờ

Nhạc chờ tùy chỉnh cho phép hệ thống tổng đài của bạn đặt âm thanh mà người gọi nghe được khi họ liên hệ với doanh nghiệp của bạn. Điều này không chỉ giúp khách hàng cảm thấy bị nhàm chán khi chờ đợi mà còn giúp thiết lập sự khác biệt và nhận dạng thương hiệu.

10. DND (Không làm phiền)

Không làm phiền tắt chuông điện thoại của bạn và chuyển hướng khách hàng đến thư thoại hoặc đường dây bận. Bạn có thể thiết lập nó theo bất kỳ cách nào bạn muốn.

11.Find Me/Follow Me

Cả Find Me và Follow Me đều là các tính năng VoIP chuyển tiếp cuộc gọi. Nếu Find Me cho phép bạn nhận cuộc gọi ở mọi nơi, thì Follow Me cho phép khách hàng liên hệ với bạn qua nhiều số điện thoại.

12. Phản hồi giọng nói tương tác (IVR)

Với Phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR), người gọi tương tác với menu thoại của Doanh nghiệp. Người gọi chọn các tùy chọn bằng cách nhấn các chữ số trên điện thoại của họ hoặc nói bằng lời nói để giải quyết mối quan tâm của họ.

13. Ứng dụng di động

VoIP có lợi thế là được điều khiển bởi phần mềm hơn là phần cứng. Điều này có nghĩa là bạn có thể tương tác với hệ thống trên điện thoại thông minh của mình bằng cách cài đặt ứng dụng VoIP. Bạn có thể trò chuyện với các nhóm, đối tác và khách hàng ở bất cứ đâu chỉ cần thiết bị của bạn có kết nối Internet.

14. Chuyển đổi đầu số

Nhiều đầu số cũ của Doanh nghiệp đã gắn liền với thương hiệu của họ nên rất lo ngại vấn đề chuyển đổi hệ thống VoIP sẽ không sử dụng được số cũ và phải quảng bá lại đầu số mới từ đầu.

Tuy nhiên, vấn đề này nay đã được xử lý. Nhiều nhà cung cấp VoIP cho phép bạn giữ số hiện có của mình từ bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ nào và chuyển nó vào hệ thống VoIP kinh doanh mới của bạn.

15. Trung kế SIP (SIP Trunking)

SIP là từ viết tắt của Session Initiation Protocol. Trung kế SIP quy định kết nối thoại qua IP giữa hệ thống điện thoại tại chỗ và mạng điện thoại chuyển mạch công cộng, còn được gọi là PSTN

16. Thư thoại

Đối với các tình huống khi bạn không thể nhận cuộc gọi, hãy luôn cung cấp cho người gọi tùy chọn để lại thư thoại.

Điều này làm cho người gọi cảm thấy rằng họ đã không lãng phí thời gian của họ để gọi cho bạn. Thư thoại cơ bản cho phép người gọi để lại một tin nhắn âm thanh ngắn. Sau đó, hệ thống sẽ thông báo cho các Agents khi có tin nhắn mới.

17. Thư thoại tới Email

Không bao giờ để thư thoại không giám sát trong thời gian dài. Sử dụng tính năng chuyển thư thoại đến email sẽ giúp bạn hành động ngay khi có thể. Tính năng này tự động gửi tin nhắn thư thoại đến hộp thư đến của bạn để bạn có thể trả lời khách hàng nhanh hơn.

Trên đây là những tính năng của một hệ thống tổng đài VoIP mà bạn không nên bỏ qua. Với việc phát triển mạnh mẽ của công nghệ, chắn chắn sẽ có thêm nhiều các tính năng mới được cập nhật nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của Doanh nghiệp.

Nếu bạn đang cần tìm một đối tác chiến lược, sở hữu hệ thống tổng đài VoIP chuyên nghiệp. Hãy liên hệ ngay với Worldfone để nhận được tư vấn, hỗ trợ MIỄN PHÍ NGAY HÔM NAY!

------------------------------

Worldfone

1900 545463