5 Lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp hệ thống tổng đài ảo

1. Hệ thống có đảm bảo bảo mật thông tin hay không?

Tổng đài ảo hoạt động trên Cloud, nên mọi thông tin đều đi qua đó. Mặc dù các nhà cung cấp tổng đài ảo có thể cung cấp mã hóa cho các cuộc gọi, tuy nhiên khi ghi dữ liệu được gửi, mức độ bảo mật có thể giảm so với ban đầu. Vì vậy, doanh nghiệp phải rất cẩn thận với các hoạt động bảo mật của nhà cung cấp dịch vụ.

Bạn nên lựa chọn nhà cung cấp có cam kết bảo mật rõ ràng cũng như có uy tín và được nhiều Doanh nghiệp sử dụng để đảm bảo hệ thống của bạn luôn được bảo mật tốt nhất.

2. Hệ thống có giúp tiết kiệm chi phí hay không?

Điều quan tâm thứ 2 là tính tối ưu chi phí của hệ thống. Khi áp dụng mà hiệu suất công việc vẫn không tăng mà còn phải chi trả thêm chi phí thuê hàng tháng thì bạn phải nên xem xét lại. 

Có nhiều nhà cung cấp hệ thống tổng đài có các tính năng và mức chi phí khác nhau. Bạn cần hỏi kỹ về chi phí của các tính năng đó (có thể là tính năng có sẵn hoặc tính năng add-on) để tránh việc phát sinh những chi phí vượt quá sự tính toán ban đầu của bạn.

Hãy chuẩn bị thật kỹ cũng như xem xét lại nhu cầu của Doanh nghiệp mình. Và đặc biệt là bạn cần tham khảo nhiều nhà cung cấp để lựa chọn gói dịch vụ phù hợp nhất.

3. Hệ thống có hoạt động ổn định hay không?

Hoạt động giao tiếp qua điện thoại đối với nhiều Doanh nghiệp được xem là chính yếu. Vì vậy, hệ thống tổng đài hoạt động ổn định là yếu tố rất quan trọng.

Bên cạnh việc lựa chọn nhà cung cấp có cam kết hoạt động ổn định, bạn cũng cần trang bị cho hệ thống của Doanh nghiệp mình đường truyền internet backup cũng như có phương án dự phòng khi Doanh nghiệp bị mất điện hoặc gặp sự cố bất chợt.

Bạn nên tham khảo bài viết Làm gì để giữ kết nối VoIP (Tổng đài ảo) khi mất điện hoặc Internet? để giúp hệ thống của Doanh nghiệp bạn luôn hoạt động ổn định

4. Hỗ trợ kỹ thuật của đơn vị cung cấp như thế nào?

Tất cả các hệ thống đều không thể cam kết rằng sẽ hoạt động xuyên suốt 100% ổn định và không gặp bất kỳ sự cố nào. Sự cố hệ thống đôi khi không hoàn toàn đến từ nhà cung cấp dịch vụ tổng đài mà còn gặp ở các vấn đề khác như đầu số, thiết bị đầu cuối, đường truyền…

Đối với các Doanh nghiệp có đội ngũ vận hành thì việc này có thể không quá đáng lo ngại, tuy nhiên nếu như Doanh nghiệp phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp thì cần đặc biệt quan tâm đến hỗ trợ kỹ thuật từ đơn vị cung cấp. 

Một vài nhà cung cấp họ có những quy trình làm việc nhất định, điều này có thể ảnh hưởng đến thời gian xử lý vấn đề phát sinh, vì vậy bạn nên chọn những nhà cung cấp có thể hỗ trợ 24/7, đặc biệt là quy trình xử lý nhanh gọn, giúp hệ thống luôn vận hành trong trạng thái tốt nhất.

5. Hệ thống có thể nâng cấp và mở rộng không?

Có thể bạn sẽ thắc mắc rằng mình đã nghiên cứu kỹ nhu cầu của Doanh nghiệp rồi mới chọn lựa nhà cung cấp, nên vấn đề này liệu có cần thiết không? Trên thực tế, nhu cầu của Doanh nghiệp cũng sẽ phụ thuộc vào sự thay đổi của thị trường, nhu cầu khách hàng, phát triển công nghệ… 

Bạn sẽ không biết trước được xu hướng sẽ thay đổi như thế nào trong tương lai, vì vậy hãy tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp hệ thống có thể nâng cấp và mở rộng như tích hợp API, mở rộng máy nhánh, tính năng mới… để đáp ứng những nhu cầu phát sinh bất chợt của Doanh nghiệp

Hãy cân nhắc thật cẩn trọng khi quyết định chọn nhà cung cấp hệ thống tổng đài cho mình. Đừng quá vội vàng lựa chọn cho có mà để hệ thống của bạn hoạt động không được như mong muốn.

Nếu bạn cần tư vấn hoặc trải nghiệm hệ thống tổng đài ổn định và hiệu quả. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được hỗ trợ tốt và nhanh chóng nhất.

Tham khảo ngay: Omnichannel Contact Center - Xu hướng chăm sóc khách hàng toàn diện, nắm trọn hành trình tương tác khách hàng chỉ trên MỘT giao diện

------------------------------------------

Worldfone

1900 545463