PBX và VoIP - giải pháp tổng đài điện thoại nào phù hợp cho doanh nghiệp?

PBX và VoIP, đâu là giải pháp tốt hơn? Nhìn chung, cả hai đều cung cấp những chức năng cần có để trở thành giải pháp điện thoại cho doanh nghiệp. Nhưng có sự khác biệt nào và doanh nghiệp nào lên sử dụng PBX hay VoIP nào?

PBX là gì?

PBX (viết tắt của Private Branch Exchange) tổng đài điện thoại nội bộ truyền thống cho doanh nghiệp. Kết nối tất cả các điện thoại bàn văn phòng dựa trên hệ thống đường dây và phần cứng cho phép doanh nghiệp thực hiện những cuộc gọi nội bộ miễn phí cũng như chuyển cuộc gọi tự do.

Hiểu đơn giản hơn, PPX thường được gọi là hệ thống tổng đài cứng của Doanh nghiệp.

VoIP là gì?

VoIP (Voice over Internet Protocol) hay còn gọi là thoại qua giao thức internet, đây là công nghệ truyền dữ liệu qua Internet.

VoIP ghi âm lại và chuyển thành dữ liệu. Nó nén những file này trong thời gian thực và chuyển nó thành gói dữ liệu. Sau đó những gói này sẽ chuyển đến nhà cung cấp VoIP, nơi họ chuyển đổi và kết nối với đối tượng. Dù nhiều bước nhưng mọi việc diễn ra rất nhanh chóng, gần như không có sự khác biệt nào về tốc độ giữa cuộc gọi analog và cuộc gọi VoIP.

Xem thêm: 17 tính năng của hệ thống tổng đài VoIP mà bạn không nên bỏ qua

Lợi ích của VoIP so với PBX truyền thống

Tính năng định hướng sử dụng phần mềm của VoIP là ưu điểm lớn nhất so với TDM. Người dùng được thể hưởng lợi từ các tính năng như tạo cuộc gọi hoặc đổ chuông đồng thời, điện thoại IP có thể được lập trình để đổ chuông trên điện thoại di động khi nhận được cuộc gọi bên ngoài, nhưng chuyển đến thư thoại cho các cuộc gọi khác. Một tính năng phổ biến khác là nhận thư thoại được phiên âm trong email hoặc tin nhắn văn bản. Người dùng cũng có thể trò chuyện video trong VoIP trong một ứng dụng softphone mà không cần đến hệ thống điện thoại phức tạp.

Và tích hợp giọng nói với các ứng dụng khác, ví dụ như khi một nhân viên bán hàng kết nối điện thoại với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng có thể truy cập ghi chú của họ từ các cuộc trò chuyện trước đó đã trao đổi với khách hàng.

VoIP cho doanh nghiệp này càng phổ biến, chuyển đổi từ hệ thống phần cứng sang phần mềm được cho thuê trên Cloud.

PBX dựa trên IP có thể xem người dùng từ bất kỳ đâu dựa trên giao thức IP, do đó người dùng có trải nghiệm ảo hóa và các cuộc gọi thoại phân tán. Dịch vụ IP liên kết người dùng với một số điện thoại và có thể đăng ký lượng thiết bị tùy ý.

Những khác biệt chính của PBX và VoIP

Chi phí thiết lập ban đầu

Có thể nói sự khác biệt lớn nhất khi lắp đặt mạng lưới PBX và VoIP là chi phí.

Tạo một mạng lưới PBX cho công ty phức tạp và chi phí cao hơn chủ yếu vì các lý do sau:

• Bạn cần trả cho bộ nguồn hệ thống, bộ định tuyến, bộ điện thoại tương thích và tai nghe

• Chi phí để lắp đặt và cài đặt cao.

Vì thế, thường chỉ có các công ty lớn với đông nhân viên mới có thể lắp đặt PBX.

Và ngược lại, để cài đặt VoIP cần chi phí thấp hơn nhiều. Nếu doanh nghiệp đã có sẵn kết nối mạng thì không cần phải thiết lập hệ thống mới mà chỉ cần đầu tư vào:

• Bộ định tuyến có thể xử lý các cuộc gọi VoIP chất lượng tốt.

• Điện thoại tương thích với công nghệ IP

• Phần mềm cuộc gọi trên máy tính

Chi phí hằng tháng

Một khía cạnh khác cần lưu ý khi chọn giữa mạng PBX và mang VoIP là chi phí hàng tháng để chạy và bảo trì.

Với PBX, tùy thuộc vào sự setup mà thông thường Doanh nghiệp cần cộng các hóa đơn điện thoại, bảo trì hệ thống và các vấn đề khác. Bạn cũng cần trả tiền cho giấy phép phần mềm và điện thoại. Bên cạnh đó, để vận hành hệ thống tổng đài cứng (PBX), Doanh nghiệp cần phải có bộ phận IT hỗ trợ, quản lý về mặt kỹ thuật. Toàn bộ các vấn đề liên quan đến sự cố, mở rộng hệ thống đều do bộ phận này đảm nhiệm, vì vậy Doanh nghiệp cũng sẽ mất 1 khoản lớn chi phí dành cho bộ phận này.

VoIP thường là dịch vụ thuê bao, chi phí hàng tháng phụ thuộc vào công cụ gọi và kế hoạch sử dụng. Tuy nhiên, đối với VoIP, đặc biệt là khi Doanh nghiệp sử dụng hệ thống từ các nhà cung cấp dịch vụ, toàn bộ chi phí bảo trì, hỗ trợ nâng cấp kỹ thuật, bảo dưỡng… đều được thực hiện từ phía đơn vị nhà cung cấp. Doanh nghiệp chỉ cần chi trả một ít hoặc thậm chí được miễn phí cho các hạng mục trên.

Xem thêm: Dịch vụ cho thuê tổng đài ảo (Cloud PBX)

Chất lượng cuộc gọi

Hiện nay chất lượng những cuộc gọi VoIP đã được cải thiện hơn trước kia rất nhiều. Tới nay chất lượng các cuộc gọi sử dụng cả hai công nghệ là tương tự nhau và các cuộc gọi thoại HD đã dần trở thành tiêu chuẩn.

Với PBX chất lượng cuộc gọi chủ yếu phụ thuộc vào phần cứng (bộ định tuyến, kiểu điện thoại…) Nếu hệ thống được thiết lập phù hợp và các điện thoại chất lượng thì chất lượng cuộc gọi cũng cao.

Với VoIP, cuộc gọi có thể sẽ có chất lượng âm thanh kém lý do đa phần là vì tình mạng chậm và không ổn định. Nếu bộ định tuyến không được cấu hình chính xác sẽ khiến cuộc gọi bị “delay” và ngắt quãng thậm chí là không sử dụng được. Loại tai nghe mà nhân viên sử dụng hoặc phần mềm cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi.

Có thể mở rộng và dễ dàng nâng cấp

Nâng cấp hoặc mở rộng mạng VoIP không hề phức tạp. Nếu cần bạn có thể dễ dàng chuyển đổi sang kế hoạch VoIP tốt hơn hoặc thêm user, thêm số điện thoại mới trong vài phút và sử dụng ngay, dễ dàng đổi bộ định tuyến hay mẫu điện thoại mới hơn. Điều cần quan tâm nhất chính là nâng cấp kết nối mạng tránh bị ngắt quãng và mất kết nối.

VoIP cũng có nhiều tính năng không có sẵn cho PBX hoặc sẽ rất tốn kém để thêm vào. Doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp VoIP thêm các tính năng tùy chỉnh nếu muốn.

Trong khi đó việc mở rộng hệ thống PBX sẽ rắc rối và tốn kém hơn. Nếu đổi văn phòng doanh nghiệp cần xây dựng lại cơ sở hạ tầng PBX lại từ đầu và cần kỹ thuật viên có kinh nghiệm để thực hiện các thay đổi như thêm người dùng, thêm tính năng mới vào PBX vì không dễ thực hiện.

Sự linh hoạt

Sự thiếu linh hoạt của PBX là một điều có thể gây vấn đề vì PBX thường bị ràng buộc với một hệ thống nhất định. Nếu muốn chuyển sang kiểu điện thoại hoặc nhà cung cấp khác thì trong trường hợp xấu nhất, doanh nghiệp sẽ phải thay thế toàn bộ thiết bị của mình vì các kiểu máy hiện tại không tương thích.

Và với hệ thống VoIP, ta có thể có nhiều lựa chọn hơn như:

• Có thể chọn bất kì chiếc điện thoại nào có tùy chọn VoIP

• Nhân viên có thể xử lý các cuộc gọi trực tiếp từ ứng dụng máy tính hoặc điện thoại di động.

Vì vậy dù đang bị kẹt xe hay làm việc ở nhà, nhân viên cũng có thể trả lời các cuộc gọi giống như đang ở văn phòng.

Độ tin cậy và bảo mật

Khi được lắp đặt và bảo trì đúng cách, hệ thống PBX có độ tin cậy và an toàn cao. Vì sử dụng PSTN truyền thống (Mạng điện thoại chuyển mạch công cộng) thay vì kết nối Internet nên hạn chế nguy cơ bị tin tặc tấn công. Bên cạnh đó, điện thoại PBX truyền thống có thể hoạt động ngay cả khi mất điện.

Vấn đề duy nhất ở PBX là lỗi phần cứng và trong trường hợp xảy ra sự cố nội bộ toàn bộ hệ thống có thể yêu cầu kỹ thuật viên PBX có trình độ chuyên môn đến kiểm tra và trong thời gian đó hệ thống sẽ ngừng hoạt động.

Trong khi đó, công nghệ VoIP phụ thuộc vào nguồn điện, vì vậy khi mất điện sẽ không hoạt động được. Hơn nữa, công nghệ phụ thuộc rất nhiều vào kết nối Internet nên khi mạng không ổn định đều sẽ ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng cuộc gọi.

Mặc dù các nhà cung cấp VoIP liên tục cải thiện tăng cường sự an toàn cho công nghệ nhưng tùy thuộc vào phương pháp bảo mật của tổ chức để ngăn chặn các tấn công như sử dụng mã hóa cuộc gọi, mật khẩu mạnh và tường lửa tốt… mà hệ thống VoIP sẽ có độ bảo mật và an toàn cao hơn.

Vậy có cần hệ thống tổng đài cứng PBX cho VoIP?

Doanh nghiệp không cần có hệ thống PBX để sử dụng VoIP một cách hiệu quả. Để sử dụng VoIP cần kết nối internet và có điện thoại VoIP. Nhà cung cấp VoIP cũng có thể cung cấp hầu hết các tính năng PBX mà không cần phần cứng PBX tại chỗ. Nếu doanh nghiệp đã có PBX thì có thể xem xét triển khai tổng đài ảo để dùng VoIP cho những cuộc gọi của công ty.

Vậy PBX chỉ dành cho doanh nghiệp lớn còn VoIP chỉ dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMBs)?

Vậy chúng ta đã biết được VoIP là lựa chọn phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vậy có phải PBX là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp, tập đoàn lớn?

Dù các doanh nghiệp lớn có kinh phí cũng như cơ sở hạ tầng để lắp đặt và quản lý hệ thống tổng đài PBX cho tất cả các văn phòng của họ nhưng điều đó không thể thay đổi sự thật rằng mỗi văn phòng đều được thiết kế mạng nội bộ riêng biệt, điều này có thể gây nên sự mất kết nối giữa các văn phòng ở các nơi khác nhau.

Dù vậy, doanh nghiệp không cần phải chuyển đổi hoàn toàn để khắc phục vấn đề này mà IP PBX được kết nối với VoIP thông qua SIP Trunking sẽ là một lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp lớn với hệ thống PBX hiện có.

Bài viết liên quan: Tổng đài ảo là gì? 7 lý do nên chọn tổng đài ảo cho Doanh nghiệp

Kết luận: PBX và VoIP đều có ưu và nhược điểm riêng như: PBX đáng tin cậy, bảo mật cao, có thể cung cấp các cuộc gọi chất lượng cao tuy nhiên việc thiết lập ban đầu và lắp đặt tốn kém. VoIP linh hoạt và dễ cải tiến cùng với giá cả duy trì thấp hơn. Tuy nhiên hiệu suất VoIP phụ thuộc rất nhiều vào kết nối và đường truyền Internet.

Vì thế, tùy vào tình hình và nhu cầu của công ty để lựa chọn phương án hợp lý. Liên hệ ngay với Worldfone nếu bạn có thắc mắc hoặc cần tư vấn hỗ trợ, chúng tôi có cung cấp đa dạng các giải pháp dịch vụ tổng đài doanh nghiệp của bạn.

-----------------------------------

Worldfone

1900 545463