[CẬP NHẬT] TỔNG HỢP TÍNH NĂNG MỚI TRÊN WORLDFONE4X VERSION 3.4.0

Worldfone4X version 3.4.0 ra mắt với hàng loạt tính năng mới và cải tiến, giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động Contact Center, quản lý khách hàng đa kênh, tự động hóa quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành. 

Phiên bản lần này tập trung vào 06 tính năng mới, 72 cập nhật trên các phân hệ và 05 cải tiến hệ thống, trải rộng trên các nhóm chức năng như Campaign, Omnichannel, Call Center, CRM, Automation, Integration, IP Access Management, Report và System. 

Campaign (Chiến dịch) 

Tích hợp SMTP2GO Mail cho hoạt động gửi Email Marketing 

Worldfone4X bổ sung tính năng SMTP2GO Mail trong module Tích hợp, bao gồm Tài khoản gửi mail và Mẫu thư điện tử SMTP2GO. Mẫu thư điện tử SMTP2GO được quản lý tập trung và chỉ sử dụng những tài khoản gửi đang ở trạng thái Allowed. 

Quản trị viên có thể quản lý tập trung danh sách tài khoản SMTP2GO, theo dõi trạng thái Allowed/Blocked, số lượng email tối đa, chu kỳ giới hạn, trạng thái xác thực DKIM và Return-Path. Đồng thời, hệ thống cho phép cấu hình Sender Name để tên thương hiệu được hiển thị khi email được gửi đến khách hàng. 

Bổ sung Email Safety để kiểm tra địa chỉ Email trước khi gửi  

Khi tạo chiến dịch Email, người dùng có thể lựa chọn Sử dụng dịch vụ kiểm tra địa chỉ Email (Email Safety) để loại bỏ những địa chỉ email không hợp lệ trước khi thực hiện gửi. Tính năng giúp hạn chế gửi email đến các địa chỉ không tồn tại, từ đó cải thiện hiệu quả chiến dịch và tối ưu chi phí gửi Email Marketing. 

Theo dõi trạng thái Email Open, Click và các chỉ số tương tác 

Chiến dịch Email được bổ sung nhiều chỉ số như Seen, Open, Click giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả gửi và mức độ tương tác của khách hàng và các trạng thái gửi khác. Các chỉ số được cập nhật trên tab Thống kê và Báo cáo, kèm tooltip giải thích giúp người dùng dễ dàng theo dõi và phân tích hiệu quả từng chiến dịch Email.  

Bổ sung tính năng Play/Pause cho chiến dịch đa kênh 

Worldfone4X bổ sung cột Play/Pause trực tiếp trên danh sách chiến dịch Email, SMS, ZNS/ ZBS và Viber. Chiến dịch chỉ bắt đầu chạy sau khi người dùng chủ động nhấn Play.  

Hệ thống đồng thời bổ sung hộp thoại xác nhận khi người dùng chọn Kết thúc và cảnh báo nếu dữ liệu chưa hoàn tất import nhưng đã thực hiện Play. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát thời điểm khởi chạy chiến dịch tốt hơn, hạn chế tình trạng chiến dịch tự chạy ngoài ý muốn. 

Omnichannel (Chat đa kênh) 

Tự động dịch tin nhắn trong Chat 

Worldfone4X bổ sung khả năng tự động dịch tin nhắn ngay trên màn hình chat, bên cạnh nội dung gốc. Doanh nghiệp cũng có thể cấu hình cách hiển thị với khách hàng như Hiện tin nhắn gốc và tin nhắn dịch hoặc Chỉ hiện bản dịch. Tính năng này giúp Agent dễ dàng đối chiếu nội dung và hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động chăm sóc khách hàng đa ngôn ngữ hiệu quả hơn. 

Hiển thị Google Maps dưới dạng Location Card trong Chat 

Khi Agent gửi đường dẫn Google Maps, hệ thống tự động nhận diện và hiển thị thành Location Card, kèm khung xem trước trước khi gửi. Điều này giúp thông tin địa điểm được trình bày trực quan hơn trong quá trình trao đổi với khách hàng. 

Cho phép dán ảnh trực tiếp vào màn hình Chat 

Agent có thể sử dụng Ctrl+V/Cmd+V để dán hình ảnh trực tiếp vào màn hình Chi tiết hội thoại của room 1-1 trên các kênh và room nhóm Zalo cá nhân. Trước khi gửi, hệ thống hiển thị thông tin tên file và dung lượng để Agent kiểm tra nội dung. 

Bổ sung bộ lọc Chat theo bài viết trên mạng xã hội 

Bộ lọc nâng cao được bổ sung tùy chọn Lọc theo bài viết, cho phép tìm kiếm theo cấu trúc Kênh → Trang → Bài viết. Nhờ đó, Agent có thể nhanh chóng lọc và truy xuất những hội thoại liên quan đến một bài viết cụ thể. 

Call Center (Cuộc gọi) 

Bổ sung tính năng Xử lý cuộc gọi treo 

Worldfone4X bổ sung nút Xử lý cuộc gọi treo (Resolve Stuck Calls), cho phép người dùng có quyền yêu cầu tổng đài kiểm tra và giải phóng những cuộc gọi đã kết thúc nhưng Extension vẫn đang ở trạng thái ON CALL/RINGING. Nhờ đó, Agent có thể tiếp tục nhận và thực hiện cuộc gọi mà không cần chờ hỗ trợ kỹ thuật. 

Nâng cấp Widget Call với tính năng theo dõi Work Time và Đăng xuất 

Widget Call được bổ sung tính năng theo dõi Work Time, bao gồm Login lần đầu, Logout lần cuối, Tổng thời gian làm việc, Số lượng cuộc gọi, Cuộc gọi ra, Cuộc gọi vào, Cuộc gọi nhỡ, Không nhấc máy và Khách hàng gác máy. Đồng thời, hệ thống bổ sung chức năng Đăng xuất trực tiếp trên Widget và ghi nhận phiên đăng nhập/đăng xuất vào Lịch sử đăng nhập , giúp doanh nghiệp thuận tiện theo dõi thời gian làm việc của Agent. 

Cho phép tùy chỉnh tốc độ Playback ghi âm cuộc gọi 

Tại Lịch sử cuộc gọi, người dùng có thể tùy chỉnh tốc độ phát ghi âm ở các mức 0,5x / 1,0x / 1,5x / 2,0x và tiếp tục phát từ vị trí hiện tại. Tính năng giúp Agent và quản lý rà soát nội dung cuộc gọi nhanh hơn khi cần kiểm tra hoặc đánh giá chất lượng cuộc gọi. 

CRM (Tiềm năng, Liên hệ, Tổ chức, Hợp đồng) 

Cho phép Import Hợp đồng hàng loạt từ Excel 

Worldfone4X bổ sung tính năng Import Hợp đồng từ Excel, hỗ trợ tạo mới, cập nhật dữ liệu và sử dụng trường tra cứu bằng ID. Hệ thống đồng thời cung cấp báo cáo kết quả Import, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra tình trạng dữ liệu sau khi nhập. 

Bổ sung Convert Status và Convert Time để theo dõi Lead Conversion 

Module Tiềm năng được bổ sung hai trường hệ thống:  

• Convert Status: Tự động chuyển sang Yes khi Lead có ít nhất một Hợp đồng liên quan. 
• Convert Time: Ghi nhận thời điểm Convert Status chuyển sang Yes lần đầu.  

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi quá trình chuyển đổi từ Lead → Hợp đồng rõ ràng hơn. 

Bổ sung trường Số lượng cuộc gọi để theo dõi mức độ tiếp cận Lead 

Trường Số lượng cuộc gọi được tự động tăng theo mỗi cuộc gọi phát sinh từ chi tiết/lưới đối tượng và các chiến dịch Preview, Progressive, Predictive Dialer kể từ thời điểm phát hành. Tính năng giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ tiếp cận Lead thông qua số lượng cuộc gọi phát sinh. 

Mở rộng Call History trên Contact, Organization và Lead 

Tab Call trong chi tiết Liên hệ, Tổ chức và Tiềm năng được mở rộng để hiển thị lịch sử cuộc gọi của tất cả trường kiểu Phone, bao gồm cả trường tùy chỉnh. Nhờ đó, người dùng có thể theo dõi đầy đủ lịch sử tương tác qua cuộc gọi của từng đối tượng CRM. 

Automation (Tự động hóa) 

Bổ sung Monthly Trigger cho hoạt động Tự động hóa 

Worldfone4X bổ sung thời điểm kích hoạt Hàng tháng, cho phép người dùng chọn ngày từ 1–31 và giờ chạy. Trong trường hợp ngày được chọn không tồn tại trong tháng, hệ thống sẽ thực hiện vào ngày cuối tháng. 

Thêm mới tính năng Tự động tính tuổi Lead theo lịch 

Hệ thống bổ sung thêm Action Tính tuổi, cho phép lấy một trường ngày giờ làm mốc và ghi kết quả vào trường văn bản theo định dạng Năm_Tháng, Năm hoặc Tháng. Tính năng có thể được sử dụng để tự động cập nhật những dữ liệu như tuổi khách hàng hoặc thâm niên theo lịch định kỳ. 

Tự động gửi SMS khi tin ZNS/ ZBS thất bại  

Bổ sung Action Gửi SMS trong module Báo cáo ZNS/ ZBS, cho phép lựa chọn số người nhận, Mẫu tin nhắn và Brandname, đồng thời chỉnh sửa nội dung trước khi gửi. Doanh nghiệp có thể xây dựng kịch bản tự động chuyển sang SMS khi tin ZNS/ ZBS gửi thất bại, hạn chế bỏ sót khách hàng. 

Bổ sung Automation Log để theo dõi thay đổi cấu hình 

Tab Nhật ký trong chi tiết Automation ghi nhận thao tác tạo mới và cập nhật, bao gồm giá trị trước và sau khi thay đổi. Ngoài ra, Automation mới được tạo ở trạng thái Tắt mặc định, giúp hạn chế việc kích hoạt ngoài ý muốn và tăng khả năng truy vết cấu hình. 

Report (Báo cáo) 

Bổ sung báo cáo Lead Conversion theo thời gian 

Bổ sung báo cáo thống kê Lead đã chuyển đổi sang Hợp đồng. Lead chuyển đổi được tính theo Convert Time, giúp doanh nghiệp đo lường chính xác kết quả chuyển đổi phát sinh trong từng tháng. 

Bổ sung thông tin nguồn gửi trong Báo cáo ZNS/ ZBS 

Báo cáo ZNS/ ZBS được bổ sung cột Nguồn, bao gồm Thủ công, Chiến dịch và Tự động hóa. Thông tin nguồn được hiển thị trên màn hình, file xuất và bộ lọc cá nhân, giúp doanh nghiệp xác định tin ZNS/ ZBS được phát sinh từ đâu. 

Cải thiện thống kê Tag theo từng phiên Chat 

Báo cáo Tag theo phiên Chat được cập nhật cách thống kê để mỗi Tag được đếm độc lập khi một room có nhiều Tag. Chỉ số CR (%) được tính dựa trên số room được gắn Tag trên tổng số room đã tiếp nhận, giúp dữ liệu báo cáo chính xác hơn. 

Cập nhật bộ lọc Rating Time cho Báo cáo khảo sát Chat 

Cập nhật Bộ lọc thời gian của Báo cáo Khảo sát mức độ hài lòng kênh Chat được áp dụng theo thời điểm ghi nhận khảo sát (Rating Time). Nhờ đó, kết quả lọc phản ánh đúng khoảng thời gian mà khảo sát thực tế được ghi nhận. 

IP Access Management (Kiểm soát IP) 

Worldfone4X bổ sung module Kiểm soát IP tại Cấu hình → Thiết lập chung. Khi bật tính năng, hệ thống chỉ cho phép đăng nhập và duy trì phiên làm việc từ những địa chỉ IP nằm trong danh sách được phép. Quản trị viên có thể khai báo danh sách IP, đồng thời thiết lập các tài khoản ngoại trừ trong trường hợp cần cho phép truy cập từ bên ngoài. 

Integration Partner (Đối tác tích hợp) 

Module Đối tác tích hợp cho phép doanh nghiệp đăng ký và quản lý các CRM/Platform kết nối với Worldfone4X. Người dùng có thể tạo đối tác, quản lý thông tin xác thực, trạng thái kết nối, cấu hình, bật/tắt hoặc xóa tích hợp ngay trên hệ thống. 

Logo 

Bổ sung tính năng Logo hệ thống để tùy chỉnh nhận diện thương hiệu. Quản trị viên có thể tải lên logo cho hai trạng thái thanh menu mở rộng và thu gọn, xem trước trước khi lưu và khôi phục logo mặc định khi cần. Hệ thống hỗ trợ định dạng PNG hoặc SVG với dung lượng tối đa 2MB. 

System (Hệ thống) 

* Lưu ý: Các thay đổi dưới đây không làm thay đổi giao diện, tác động đến độ ổn định và bảo mật của hệ thống.