Doanh nghiệp nên tự xây dựng hay thuê dịch vụ tổng đài ảo?

Tổng đài ảo đang dần thay thế các hệ thống tổng đài analog cũ bởi công nghệ, tính năng cũng như độ linh hoạt cao, đáp ứng mọi nhu cầu của Doanh nghiệp. Tuy nhiên một câu hỏi đặt ra là: Doanh nghiệp nên tự xây dựng hay thuê dịch vụ từ bên thứ 3? 

Nếu bạn cũng đang có sự phân vân như vậy thì hãy xem ngay bài viết sau đây để có cho mình sự lựa chọn đúng đắn nhất

Tổng đài là gì? Tại sao Doanh nghiệp lại cần sử dụng tổng đài?

Tổng đài được hiểu đơn giản là hệ thống giúp các thiết bị đầu cuối liên lạc với nhau ngoài thông qua số máy nhánh nội bộ và gọi ra bên qua thuê bao của nhà mạng cung cấp.Hiện tại trong các Doanh nghiệp thường có hai dạng tổng đài sau:

• Tổng đài Analog (Tổng đài truyền thống): đây là mạng điện thoại chuyển mạch công cộng hay còn được biết đến là mạng điện thoại chuyển mạch kênh truyền thống. Khi khách hàng đăng ký đầu số, nhà mạng sẽ kéo trực tiếp line trung kế đến khách hàng (line bưu điện). Từ đó khách hàng đấu nối với tổng đài Analog (tại văn phòng công ty) để cấu hình và chia máy nhánh trực tiếp trên đó.

• Tổng đài ảo (Tổng đài IP): là một hệ thống điện thoại doanh nghiệp được lưu trữ hoàn toàn trên các máy chủ trong các trung tâm dữ liệu ngoài trang web và được cung cấp qua internet (Công nghệ VoIP). Tổng đài ảo có thể cung cấp nhiều tính năng hơn cả hệ thống điện thoại PBX truyền thống, đồng thời cho phép quản trị viên phi kỹ thuật dễ dàng thiết lập mọi thứ.

Đối với các doanh nghiệp, tổng đài là một phần không thể thiếu vì nếu không sử dụng nó thì mỗi nhân viên buộc phải có sử dụng số điện thoại riêng, dẫn đến sự phức tạp khi nhận cuộc gọi nội bộ cũng như cuộc gọi từ khách hàng. Ngoài ra cũng rất khó đồng bộ và quản lý tập trung các thông tin.

Với hệ thống tổng đài, doanh nghiệp chỉ cần dùng một số điện thoại duy nhất để phục vụ việc liên lạc. Khách hàng có nhu cầu gặp bộ phận nào, tổng đài sẽ chuyển cuộc gọi đến đúng bộ phận ấy, qua đó làm tăng hiệu quả trong công việc. 

Hiện nay, Tổng đài ảo đang dần thay thế các hệ thống tổng đài Analog cũ nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng và thay đổi liên tục của các Doanh nghiệp. Bạn có thể xem ngay bài viết Tại sao nên chọn VoIP thay cho PSTN trong tổng đài nội bộ doanh nghiệp? để hiểu rõ lý do này.

Doanh nghiệp nên tự xây dựng hay thuê dịch vụ tổng đài ảo?

Với những lợi ích mà tổng đài ảo mang lại cũng như sự quan trọng của nó, sở hữu hệ thống tổng đài là việc cần thiết. Tuy nhiên Doanh nghiệp nên tự xây dựng tổng đài IP hay thuê để sử dụng và tính tiền theo tháng?

1. Phương án tự xây dựng tổng đài IP:

Phương án này Doanh nghiệp được chủ động trong tất cả mọi việc quản trị, chỉ chi trả cho lần đầu tư thiết bị và được sử dụng hệ thống lâu dài và không mất tiền thuê bao hàng tháng.

Hệ thống không có sự can thiệp từ bên thứ 3 nên đảm bảo được tính bảo mật. 

Tuy nhiên, Doanh nghiệp phải đầu tư toàn bộ mọi thiết bị từ Tổng đài IP, điện thoại IP, hệ thống kết nối, thiết bị chuyển đối (nếu có), các licenses nâng cấp… Đây là chi phí khá lớn đối với Doanh nghiệp vừa và nhỏ

Ngoài ra, Doanh nghiệp buộc phải bổ sung nguồn lực và ngân sách cho đội ngũ vận hành, bảo dưỡng, bảo trì để đảm bảo hệ thống hoạt động xuyên suốt. Để đảm bảo hệ thống được cập nhật mới thì sẽ phải phụ thuộc vào trình độ chuyên môn IT tại Doanh nghiệp. 

2. Phương án thuê tổng đài IP:

Với phương án này, chúng ta hoàn toàn có thể có những lợi ích sau:

• Triển khai nhanh chóng dễ dàng, chi phí đầu tư ban đầu thấp, không mất nhiều tiền cho việc đầu tư thiết bị
• Quản trị hệ thống đều nằm ở bên thứ 3, không cần phải tốn chi phí nhân sự để vận hành hệ thống. 
• Không lo về việc bảo trì, bảo dưỡng, khấu hao thiết bị

…

Khi triển khai phương án thuê tổng đài, Doanh nghiệp phải trả chi phí thuê bao hàng tháng. Tuy nhiên mức chi phí khá thấp và hoàn toàn có thể dựa vào nhu cầu hiện tại của Doanh nghiệp.

Vì đây là thuê hệ thống nên việc đảm bảo bảo mật đều nằm ở bên thứ 3. Doanh nghiệp khi triển khai thì nên lưu ý đến các điều khoản bảo mật khi hợp tác nhằm đảm bảo dữ liệu luôn được bảo vệ.

Vì sao nhiều Doanh nghiệp lựa chọn giải pháp Tổng đài ảo của Worldfone?

1. Đơn giản - Thông minh - Tiết kiệm

Hệ thống tổng đài ảo của Worldfone hội tụ đầy đủ 3 yếu tố nổi bật:

• Đơn giản: Worldfone luôn hướng đến sự thân thiện cho người dùng, mọi chức năng trong hệ thống đều được tinh gọn cho việc sử dụng trở nên đơn giản hơn. Quản lý và mở rộng rất dễ dàng
• Thông minh: Hệ thống hoạt động thông minh, logic, thống nhất và đặc biệt là đồng bộ các kênh xoay quay khách hàng, tích hợp được với các phần mềm của bên thứ 3, CRM, ERP, báo cáo tổng quan và chi tiết. 

Tiết kiệm: Hệ thống tổng đài ảo Worldfone giúp tiết kiệm được chi phí đầu tư trang thiết bị, giảm thiểu tối đa chi phí vận hành và nhân sự cho doanh nghiệp

2. Áp dụng thành công nhiều Doanh nghiệp