Tại sao nên chọn VoIP thay cho PSTN trong tổng đài nội bộ doanh nghiệp?

Tìm hiểu khái quát về PSTN

1. PSTN là gì?

PSTN là viết tắt của Public Switched Telephone Network, đây là mạng điện thoại chuyển mạch công cộng hay còn được biết đến là mạng điện thoại chuyển mạch kênh truyền thống. Hệ thống đã được sử dụng chung từ cuối những năm 1800. PSTN sử dụng hệ thống dây đồng ngầm, cung cấp cho các doanh nghiệp và hộ gia đình một giải pháp liên lạc đáng tin cậy trong nhiều thế hệ. 

Bản thân các điện thoại PSTN được biết đến bằng một số tên như PSTN, điện thoại cố định, Dịch vụ điện thoại cũ (POTS)... và được sử dụng rộng rãi và vẫn được chấp nhận như một hình thức giao tiếp tiêu chuẩn. Tuy nhiên, loại hình điện thoại này đang có sự suy giảm trong thập kỷ qua.

2. PSTN hoạt động như thế nào?

PSTN là sự kết hợp của các mạng điện thoại được sử dụng trên toàn thế giới, bao gồm đường dây điện thoại, cáp quang, trung tâm chuyển mạch, mạng di động, cũng như các vệ tinh và hệ thống cáp. 

Khi bạn quay số điện thoại, cuộc gọi của bạn sẽ di chuyển qua mạng để đến đích. Sau đây sẽ là 6 bước hoạt động của PSTN:

• Bước 1: Bộ điện thoại của bạn chuyển đổi sóng âm thành tín hiệu điện. Những tín hiệu này sau đó được truyền đến một thiết bị đầu cuối thông qua cáp.
• Bước 2: Thiết bị đầu cuối thu thập các tín hiệu điện và truyền chúng đến văn phòng trung tâm (Central Office).
• Bước 3: Văn phòng trung tâm định tuyến các cuộc gọi dưới dạng tín hiệu điện thông qua cáp quang. Các ống dẫn sợi quang sau đó mang các tín hiệu này dưới dạng các xung ánh sáng đến đích cuối cùng của chúng.
• Bước 4: Cuộc gọi của bạn được chuyển đến một văn phòng song song (một trung tâm khu vực chịu trách nhiệm truyền các cuộc gọi đến các văn phòng trung tâm ở xa) hoặc một văn phòng trung tâm (đối với các cuộc gọi nội hạt).
• Bước 5: Khi cuộc gọi của bạn đến đúng văn phòng, tín hiệu được chuyển đổi trở lại thành tín hiệu điện và sau đó được chuyển đến một thiết bị đầu cuối.
• Bước 6:Thiết bị đầu cuối định tuyến cuộc gọi đến số điện thoại thích hợp. Khi nhận được cuộc gọi, bộ điện thoại sẽ chuyển đổi tín hiệu điện trở lại thành sóng âm thanh.

VoIP - giải pháp thay thế PSTN?

Dịch vụ điện thoại PSTN có nhiều tính năng tốt, nhưng khi nói đến các doanh nghiệp, PSTN đang dần không phù hợp vì lựa chọn này tốn rất nhiều chi phí trong thời gian dài và đặc biệt các dịch vụ này chạy trên công nghệ cũ.

Giao thức thoại qua Internet (VoIP) được coi là giải pháp thay thế nổi tiếng nhất đối với hệ thống PSTN vì nó không chỉ hiệu quả về mặt chi phí mà còn có một số lợi ích khác mà các doanh nghiệp và người sử dụng yêu thích.

1. VoIP là gì?

VoIP (Voice over Internet Protocol) còn được gọi bằng những cái tên khác như điện thoại IP, điện thoại băng thông rộng hoặc điện thoại internet

Nói một cách đơn giản, nó đề cập đến việc thực hiện các cuộc gọi điện thoại được thực hiện qua internet, thay vì qua điện thoại cố định thông thường.

2.VoIP hoạt động như thế nào?

Khi bạn sử dụng VoIP để thực hiện các cuộc gọi điện thoại qua internet, giọng nói của bạn phải được mã hóa thành dữ liệu số và dữ liệu kỹ thuật số đó phải được mã hóa lại thành tín hiệu thoại ở đầu kia của cuộc gọi. Quá trình giải mã-mã hóa này đạt được bằng codec (Codec là một thiết bị hoặc một chương trình máy tính có khả năng mã hóa và giải mã). Codec đảm bảo rằng dữ liệu được nén, điều đó có nghĩa là nó được truyền nhanh hơn và chất lượng cuộc gọi tốt hơn.

Hệ thống điện thoại VoIP sử dụng chuyển mạch gói (packet switching) giúp dữ liệu sẽ được gửi và nhận khi cần thiết, tạo ra một kết nối không đổi được duy trì trong suốt thời gian cuộc gọi.Thêm vào đó, VoIP không sử dụng các dòng chuyên dụng (dedicated lines). Các gói dữ liệu sử dụng bộ định tuyến và internet và mỗi gói dữ liệu đi qua con đường ngắn nhất và tắc nghẽn nhất.

3. Lý do nên lựa chọn VoIP thay PSTN

3.1. Chi phí thấp

Chi phí cuộc gọi, phần cứng đắt tiền và các đường dây quốc tế cố định đều là quá khứ. Việc trang bị phần cứng, cài đặt, quản lý hệ thống và bảo trì đơn giản, ít tốn kém hơn.

Ngoài ra chi phí gọi hàng tháng sẽ trở nên rẻ hơn, trong đó phải kể đến tính năng gọi nội bộ giữa các phòng ban, chi nhánh miễn phí, VoIP giúp giảm chi phí đáng kể so với hệ thống PSTN truyền thống.

3.2. Mở rộng rất linh hoạt

VoIP cho phép bạn nhanh chóng tăng công suất khi công việc kinh doanh của bạn phát triển, hoặc cho các đợt cao điểm theo mùa. Vì là Cloud nên bạn có thể tăng hoặc giảm khi nhu cầu của bạn thay đổi.

Nếu bạn cần di chuyển hoặc thêm một kết nối, điều này rất dễ thực hiện. Bạn cũng có thể có văn phòng ở nhiều hơn một địa điểm, tăng sự hiện diện của bạn mà không phải trả thêm các chi phí mở rộng

3.3. Ít phần cứng

VoIP PBX có thể được triển khai hoàn toàn trên Cloud mà sử dụng ít hoặc thậm chí không cần phần cứng

Hệ thống nhân sự CNTT nội bộ để quản lý dịch vụ điện thoại cũng sẽ được giảm thiểu tối đa vì tất cả đều được thực hiện và quản lý ở nhà cung cấp. 

3.4. Đa dạng tính năng

Nhiều dịch vụ điện thoại VoIP tiêu chuẩn đi kèm với các tính năng sẽ là các tính năng bổ sung có thể kể đến như:

• Quản lý ghi âm cuộc gọi của khách hàng giúp nhân viên, giám sát nghe lại dễ dàng.
• Thống kê báo cáo chi tiết cuộc gọi theo từng số điện thoại, từng nhân viên, cuộc gọi vào , gọi ra , gọi nội bộ.
• Có API để kết nối với các phần mềm thứ 3 như CRM, ERP
  …

3.5. Quản lý một mạng IP

Ngay cả khi một công ty không chuyển sang VoIP, họ vẫn cần một mạng dữ liệu và Internet cho các mục đích email, nhắn tin, chia sẻ tài liệu và cộng tác. Điều này có nghĩa là họ phải duy trì hai mạng khác nhau để liên lạc mọi lúc - cả PSTN và Internet. 

VoIP hoạt động dựa trên nền tảng Internet, chính vì vậy, Doanh nghiệp không cần phát sinh thêm các đường mạng phức tạp hay chuyên dụng khác.

3.6. Vận hành và bảo trì

Hệ thống PSTN cần có một đội ngũ chuyên biệt để vận hành xuyên suốt. Ngoài ra, còn có chi phí thay thế phần cứng và phí đắt đỏ cho các kỹ sư hoặc hợp đồng bảo trì.

Tuy nhiên, với VoIP, số lượng phần cứng giảm đi, do đó việc quản lý vận hành cũng ít hơn và giảm thiểu tối đa chi phí bảo trì. 

Ngoài ra, các hệ thống VoIP có thể chuyển hướng cuộc gọi dễ dàng, có nghĩa là nếu đường truyền của bạn bị lỗi, bạn có thể dễ dàng chuyển hướng các cuộc gọi đến điện thoại di động của mình hoặc chỉ cần cắm điện thoại ở nơi khác mà không ảnh hưởng đến dịch vụ cho khách hàng.

3.7. Tích hợp dễ dàng

Đối với hệ thống PSTN, nếu muốn tích hợp hoặc thêm tính năng cho hệ thống tổng đài thì cần có những thiết bị phần cứng, bản quyền dịch vụ, cơ sở hạ tầng... những điều này làm cho tốn kém và gặp nhiều khó khăn để tích hợp. 

VoIP là một hệ thống dựa trên đám mây, nó cho phép dịch vụ điện thoại của bạn dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác để cải thiện hiệu quả và dễ dàng sử dụng tổng thể.

Trên đây là những lý do tại sao nên chọn VoIP thay thế PSTN trong tổng đài nội bộ doanh nghiệp. Nếu cần tư vấn thêm hoặc đăng ký trải nghiệm hệ thống, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác nhất.

----------------------------------------------------------------

Worldfone

1900545463