Tất tần tật kinh nghiệm xây dựng tổng đài cho nhà xe

Tổng đài - một công cụ thiết yếu phục vụ trong việc liên lạc của nhà xe, đặc biệt là trong thời điểm ngành vận chuyển hành khách và hàng hóa đang hoạt động ngày càng nhiều. Tuy nhiên để xây dựng một tổng đài vừa giúp đáp ứng đủ nhu cầu cho nhà xe vừa giúp tiết kiệm chi phí tối đa thì không phải ai cũng có kinh nghiệm. Chính vì vậy hãy để Worldfone hỗ trợ bạn cách làm điều đó trong bài viết này nhé!

Kinh nghiệm xây dựng tổng đài dành cho nhà xe

Vì sao Nhà xe lại cần một tổng đài?

Chúng ta có thể thấy hiện nay, có khá nhiều nhà xe vẫn đang sử dụng điện thoại di động để làm những nhiệm vụ như bán vé, ký gửi hàng hóa, chuyển hàng, giao nhận bưu kiện, xử lý vấn đề phát sinh... vậy có cần thiết để xây dựng hệ thống Tổng đài không?

Câu trả lời là CÓ. Vì sao?

Trước tiên hâu hết các nhà xe truyền thống thường sử dụng điện thoại di động để đặt vé, nhận khách, gửi hàng,.... Tuy nhiên, điện thoại di động chủ yếu được sử dụng cho một nghiệp vụ thì sẽ thuận tiện hơn là dùng cho tất cả công việc trong nhà xe. Nó còn rất nhiều hạn chế như 1 số điện thoại chỉ sử dụng cho 1 điện thoại, không thể nhận hoặc gọi nhiều cuộc gọi cùng 1 lúc trên cùng 1 đầu số, khó quản lý, khó nhận diện được thương hiệu, dễ bị các cá nhân hoặc đối thủ chơi xấu...

Sử dụng điện thoại di động làm tổng đài cho nhà xe gặp nhiều hạn chế

Còn tổng đài, chúng ta hoàn toàn có thể quản lý tập trung các cuộc gọi đến và đi rất đơn giản. Mở rộng văn phòng chi nhánh cũng không cần lo lắng.

Đặc biệt nếu nhà xe đã sử dụng phần mềm quản lý, tổng đài có thể tích hợp vào hệ thống giúp dịch vụ của nhà xe tăng đáng kể. Hãy thử một ví dụ: Khi 1 khách hàng gọi điện đến nhà xe, mặc dù khách đó đã đi xe của nhà xe tới cả trăm lần rồi mà vẫn không hiển thị được thông tin mỗi khi khách gọi đến, nhân viên trực tổng đài vẫn hỏi tên và số điện thoại đó có phải là một công việc vô bổ và làm mất lòng hành khách không?

Tổng đài giúp quản lý tập trung các cuộc gọi của nhà xe giúp nâng cao uy tín và dễ nhận diện thương hiệu

Ngoài ra các bạn có thể tham khảo bài viết: Tổng đài ảo là gì? 7 lý do nên chọn giải pháp tổng đài ảo để hiểu rõ hơn về những lợi ích của tổng đài nhé

Nhà xe cần chuẩn bị gì để xây dựng tổng đài?

Để xây dựng một tổng đài thì chúng ta buộc phải có 4 thành phần sau: đầu số, tổng đài, thiết bị đầu cuối và đường truyền internet.

1. Đầu số

Đầu số là thành phần đầu tiên chắc chắn nhà xe nào cũng phải có, đầu số có thể nằm ở 2 trường hợp: 1 là nhà xe đã có số điện thoại để làm tổng đài, 2 là nhà xe muốn thay hẳn số dịch vụ mới. Vậy phải nên làm như thế nào đây?

Nhà xe cần chuẩn bị đầu số đại diện cho doanh nghiệp mình

1.1. Nhà xe đã có số điện thoại

Đối với những nhà xe hoạt động lâu năm một chút thì khách hàng cũng đã quen thuộc với những đầu số di động hoặc điện thoại bàn của nhà xe. Điều này chắc hẳn nhà xe cũng rất ngại xây dựng hệ thống tổng đài sẽ phải bỏ những đầu số cũ do không tương thích với hệ thống, còn nếu vẫn muốn giữ đầu số thì chi phí xây dựng các thiết bị chuyển đổi sẽ khá cao.

Tuy nhiên, đó chỉ là nỗi lo của ngày trước, hiện nay các nhà mạng đã cho phép tích hợp những đầu số di động, đầu số điện thoại bàn cũ (analog) vào hệ thống tổng đài trực tiếp mà không cần bộ chuyển đổi. Điều này không chỉ giúp nhà xe giữ lại đầu số cũ mà còn nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng cho nhà xe.

Thủ tục chuyển đổi đầu số cũng khá đơn giản. Tuy nhiên, nếu nhà xe cần sự hỗ trợ thì hãy liên hệ ngay với Worldfone4X để được hỗ trợ tốt nhất nhé.

1.2. Nhà xe chưa có hoặc muốn đổi số điện thoại

Với những nhà xe mới, mở rộng văn phòng hoặc thay đổi chính sách thì thường sẽ đăng ký thêm đầu số. Việc này sẽ đơn giản hơn rất nhiều so với việc giữ số. Tuy nhiên nhà xe nên tham khảo bài viết Đầu số Hotline là gì? Hotline nào phù hợp với Doanh nghiệp của bạn? để lựa chọn đầu số hợp lý với mình nhé.

Lưu ý rằng, nếu nhà xe muốn đổi đầu số điện thoại thì trước tiên nên sử dụng song song cả số cũ và số mới. Nên thay thế dần dần bằng cách in ấn, dán, thay đổi số mới trên danh thiếp (name card), khăn lạnh, nước suối, trên xe, website... để khách hàng quen dần. Khách hàng gọi vào đầu số cũ cũng nên thông báo về đầu số mới của nhà xe. Khi thấy cuộc gọi đổ vào số cũ thưa dần và không còn nữa thì mới nên bỏ hẳn nhé.

2. Hệ thống tổng đài

Nếu đầu số là gương mặt đại diện thì tổng đài chính là trái tim cho toàn bộ hệ thống. Nếu bạn mới nghe qua khái niệm tổng đài thì hãy đọc ngay bài viết Tổng đài ảo là gì? 7 lý do nên chọn giải pháp tổng đài ảo để nắm rõ về tổng đài nhé. 

Tổng đài là thành phần cốt lõi nhất của toàn hệ thống

Nhìn chung, tổng đài dành cho nhà xe không cần quá nhiều chức năng, tuy nhiên, nhà xe nên lưu ý những điểm sau đây:

2.1. Tính năng chung của một Tổng đài

Ngoài những tính năng như: đáp ứng nhiều cuộc gọi đồng thời, ghi âm cuộc gọi, chuyển hướng cuộc gọi khi bận, có thể setup lời chào, giờ làm việc, báo cáo cuộc gọi, báo cáo, thông tin khách hàng, thì nhà xe cũng cần quan tâm đến khả năng đấu nối tích hợp với phần mềm bên thứ 3, đặc biệt là phần mềm quản lý bán vé, hàng hóa.

Tại sao lại quan tâm đến tính năng này? Hiện nay, các nhà xe đang bắt đầu thay thế những phương pháp quản lý thủ công thông thường bằng hệ thống phần mềm. Việc tích hợp tổng đài vào phần mềm quản lý sẽ giúp nhà xe quản lý được thông tin khách hàng tốt hơn (Thông tin khách hàng sẽ được hiển thị trên phần mềm khi khách hàng gọi đến).

2.2. Hệ thống chạy ổn định

Các cuộc gọi ra vào của nhà xe tương đối lớn, đặc biệt là vào các dịp lễ, tết nhu cầu đi lại tăng cao. Chính vì vậy, hệ thống tổng đài phải chạy ổn định cao nhất thì mới có thể giúp nhà xe có những phương án tốt nhất để phục vụ khách hàng của mình. 

2.3. Hỗ trợ 24/7

Thực tế mà nói, đa số nhà xe đều không có bộ phận phòng công nghệ thông tin riêng, hoặc nếu có cũng chỉ là xoay quanh nghiệp vụ cơ bản nội bộ nhà xe. Chính vì vậy, nhà xe nên lựa chọn những nhà cung cấp tổng đài hỗ trợ tối đa từ việc cài đặt kịch bản nghe gọi, mở rộng hệ thống. Ngoài ra, vì tính đặc thù kinh doanh của nhà xe cũng như tất cả hệ thống tổng đài đều không thể đảm bảo hoạt động ổn định 100% nên nhà xe cần chọn đơn vị có thể hỗ trợ xử lý sự cố hệ thống 24/7 và đặc biệt là dịp lễ, tết.

3. Thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối là công cụ để gọi và tiếp nhận cuộc gọi của khách hàng. Có 2 dạng chính đó là sử dụng thiết bị phần cứng (IP Phone, tai nghe chuyên dụng) hoặc softphone (phần mềm điện thoại) cài lên máy tính hoặc điện thoại di động.

Softphone mang đến sự tiện lợi, tính di động cao. Tuy nhiên sự ổn định của softphone là không cao. Chính vì vậy, nhà xe nên trang bị cho bộ phận trực tổng đài thiết bị phần cứng như IP Phone hoặc tai nghe chuyên dụng để đảm bảo chất lượng nghe gọi tốt nhất.

Tham khảo ngay những dòng IP Phone và tai nghe chất lượng dành cho tổng đài 

4. Đường truyền internet

Tổng đài muốn hoạt động được thì phải có internet, muốn hoạt động ổn định thì phải có đường truyền internet tốt. Một số nhà xe thường gộp chung internet để sử dụng. Cách này hệ thống vẫn có thể đáp ứng khi lượng khách hàng gọi tới không nhiều. Tuy nhiên khi có nhiều khách hàng gọi tới sẽ làm cho tốc độ mạng bị chậm đi, cuộc gọi sẽ trở nên kém ổn định hơn

Chính vì vậy, nhà xe nên trang bị một đường truyền internet riêng biệt dành cho hệ thống tổng đài để giúp hệ thống hoạt động liên tục và ổn định hơn kể cả những ngày cao điểm nhé.

Đương truyền internet tốt sẽ giúp hệ thống chạy ổn định

Trên đây là những kinh nghiệm xây dựng tổng đài cho nhà xe cũng như những gì nhà xe cần chuẩn bị để xây dựng tổng đài. Nếu cần thêm thông tin, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được hỗ trợ nhanh chóng nhất. Chúc nhà xe của bạn ngày càng chuyên nghiệp và ngày càng thành công! 

---------------------------------------------------------------

Worldfone

Hotline: 1900.54.54.63