Tổng đài IP - Tận dụng công nghệ nâng cao hiệu suất giao tiếp DN

Từ lâu, giao tiếp là một yếu tố quan trọng trong thành công của doanh nghiệp. Với sự phát triển của công nghệ, tổng đài IP (IP PBX) đã trở thành một giải pháp thông minh cho việc nâng cao hiệu suất giao tiếp trong doanh nghiệp. Hãy cùng khám phá những ưu điểm và chức năng của tổng đài IP và tại sao nó được coi là một lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.

Một trong những lợi ích lớn nhất của tổng đài IP là tính linh hoạt. Với giao thức VoIP (Voice over IP), giọng nói có thể được truyền qua mạng IP, giúp tiết kiệm chi phí gọi điện thoại và tận dụng hạ tầng mạng hiện có của doanh nghiệp. Không chỉ giúp kết nối nội bộ, tổng đài IP cũng hỗ trợ tích hợp các công nghệ giao tiếp khác như hội nghị video và tin nhắn thoại, mang đến trải nghiệm toàn diện cho doanh nghiệp của bạn.

Cùng tìm hiểu một số thông tin về tổng đài IP mà bạn cần biết

Tổng đài IP là gì ?

Tổng đài IP (IP PBX) là một hệ thống điện thoại dựa trên giao thức Internet Protocol (IP) được sử dụng để kết nối và quản lý các cuộc gọi điện thoại trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Tổng đài IP cho phép các cuộc gọi thoại được truyền qua mạng IP thay vì qua hạ tầng mạng điện thoại truyền thống.

Tổng đài IP cung cấp các tính năng giao tiếp như cuộc gọi nội bộ, chuyển tiếp cuộc gọi, hội nghị điện thoại, âm thanh và video trên IP, quản lý danh bạ, và các tính năng khác như ghi âm cuộc gọi và tự động hóa cuộc gọi.

có 2 loại là hệ thống tổng đài IP cứng và ảo

Tổng đài ảo

Tổng đài ảo hay còn gọi bằng những cái tên như Hosted PBX, Cloud PBX, Vitural PBX là một hệ thống điện thoại doanh nghiệp được lưu trữ hoàn toàn trên các máy chủ trong các trung tâm dữ liệu ngoài trang web và được cung cấp qua internet. Tổng đài ảo có thể cung cấp nhiều tính năng hơn cả hệ thống điện thoại PBX truyền thống, đồng thời cho phép quản trị viên phi kỹ thuật dễ dàng thiết lập mọi thứ.

Tổng đài IP cứng (Tổng đài vật lý)

Tổng đài IP cứng được cài đặt và tối ưu lên một thiết bị phần cứng vật lý. tất cả các tinh năng đã được đóng gói sẵn trong một thiết bị. Doanh nghiệp có nhân viên IT chỉ cần mua về cấu hình và sử dụng. 

Đặc điểm nổi bật tổng đài IP

Hỗ trợ giao thức VoIP (Voice over IP) cho phép truyền giọng nói qua mạng IP.

Tích hợp với các công nghệ khác như hội nghị video, tin nhắn thoại, và tích hợp với hệ thống CRM (Quản lý mối quan hệ khách hàng) hoặc các ứng dụng khác.

Cung cấp tính linh hoạt và dễ dàng mở rộng hệ thống.

Giảm chi phí gọi và quản lý hơn so với hệ thống điện thoại truyền thống.

Lợi ích tổng đài IP cho doanh nghiệp

Tiết kiệm chi phí gọi và tối ưu hóa hạ tầng mạng.

Tính linh hoạt và dễ dàng mở rộng theo nhu cầu của tổ chức.

Tích hợp các dịch vụ giao tiếp khác như video, tin nhắn thoại, và email.

Cung cấp các tính năng cao cấp như ghi âm cuộc gọi, hội nghị điện thoại, và tự động hóa cuộc gọi.

Tổng đài IP cung cấp một hệ thống điện thoại hiện đại và linh hoạt cho doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu suất và hiệu quả trong việc giao tiếp nội bộ và với khách hàng.

Tính linh hoạt của tổng đài IP cũng được thể hiện qua khả năng mở rộng. Bạn có thể dễ dàng mở rộng hệ thống khi doanh nghiệp phát triển mà không cần đầu tư nhiều vào việc cài đặt mới hay thay đổi cơ sở hạ tầng. Việc thêm các điểm cuộc gọi mới, mở rộng số lượng người dùng và tích hợp các tính năng mới trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Ngoài ra, tổng đài IP còn mang đến một loạt các tính năng cao cấp nhằm nâng cao hiệu quả giao tiếp trong doanh nghiệp. Bạn có thể ghi âm cuộc gọi, tự động hóa cuộc gọi và thậm chí thiết lập các quy tắc chuyển tiếp thông minh để đảm bảo không bỏ lỡ cuộc gọi quan trọng. Hơn nữa, tổng đài IP cũng có thể tích hợp với hệ thống CRM của doanh nghiệp, giúp cải thiện quản lý khách hàng và tối ưu hóa trải nghiệm giao tiếp.

Mô hình tổng đài IP

Một hệ thống tổng đài hoàn chỉnh gồm có 3 phần:

Đầu số SIP Trunking

Tổng đài VoIP, Tổng đài IP, Tổng đài ảo

Thiết bị đầu cuối: điện thoại bàn IP

Đầu số SIP Trunkig

Hay Số cố định VoIP cơ bản là tương tự như các số điện thoại bình thường khác mà chúng ta đã quen dùng trước đây. Đầu số Hotline 1900, 1800, dầu số cố định SIP Trunking, Đầu Số Mobile SIP,..

Đầu số 1900: Người gọi vào tốn cước, đơn vị đăng ký được hưởng chiết khấu từ nhà mạng.

Đầu số 1800: Người gọi vào được miễn phí, đơn vị đăng ký phải trả chi phí đó.

Đầu số cố định: thường được các công ty làm số đại diện cho doanh nghiệp.

Đầu số di động: Sử dụng sim di động tích hợp vào tổng đài.

Tổng Đài (Tổng đài Ảo hay Tổng đài Cứng)

Trước khi thuê tổng đài ảo hãy xác định 3 mục sau:

Số lượng nhân viên sử dụng tổng đài.

Có sử dụng API kết nối tổng đài với CRM, ERP không ?

Chọn theo bảng giá tổng đài ảo để lựa chọn gói tổng đài phù hợp

Thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối là thiết bị để nhân viên nhận cuộc gọi.

Điện thoại IP (điện thoại bàn trên công nghệ internet): Phù hợp với những người không nghe gọi quá nhiều, nhân viên văn phòng.

Điện thoại IP không dây : Trong lúc nghe điện thoại có thể di chuyển vì không bị hạn chế bởi dây điện thoại.

Phần mềm softphone cài đặt trên máy tính: nghe gọi thông qua tai nghe call center

Phần mềm softphone cài đặt trên điện thoại.

Tổng kết, tổng đài IP là một công nghệ hiện đại và linh hoạt giúp nâng cao hiệu suất giao tiếp trong doanh nghiệp. Với tính linh hoạt, tính mở rộng, và các tính năng tiên tiến, nó là một lựa chọn thông minh để tận dụng công nghệ và đưa doanh nghiệp của bạn tiến lên một tầm cao mới. Hãy khám phá tổng đài IP và tận hưởng những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp của bạn.