Đầu số Hotline là gì? Hotline nào phù hợp với Doanh nghiệp của bạn?

Doanh nghiệp sở hữu số Hotline mang lại lợi ích không hề nhỏ, từ nhận diện thương hiệu cho đến thông tin liên lạc chuyên nghiệp hơn. Hiện nay, các nhà mạng đang cung cấp 4 hình thức đầu số chính đó là số 1900, 1800, di động (08xx, 09xx...) và cố định SIP đều có thể làm đầu số tổng đài hotline cho doanh nghiệp. Vậy đâu mới là lựa chọn đầu số tổng đài phù hợp cho dành cho doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng xem ngay bài viết dưới đây để có sựu lựa chọn cho riêng mình nhé!

Hotline là gì?

Hotline là đầu số của một kênh liên lạc phổ biến của doanh nghiệp (có thể là đầu số 1900, 1800 hoặc số cố định) dùng để tiếp nhận phản hồi của khách hàng khi họ có nhu cầu. Chúng được sử dụng nhiều trong kinh doanh hay các dịch vụ chăm sóc khách hàng (CSKH) thể hiện tính hiện đại, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp, mang lại sự hiệu quả và sự hài lòng đến từ khách hàng. 

Các đặc điểm chính của hotline:

• Hotline thường được vận hành bởi đội ngũ nhân viên chuyên trách, luôn sẵn sàng hỗ trợ 24/7 hoặc trong khung giờ làm việc cố định.
• Hotline thường được sử dụng để xử lý những trường hợp khẩn cấp, yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật, tư vấn dịch vụ hoặc giải quyết khiếu nại.
• Số hotline thường được thiết kế ngắn gọn, dễ ghi nhớ để khách hàng có thể sử dụng nhanh chóng khi cần.

Nên chọn đầu số nào để làm đầu số hotline cho tổng đài?

Đầu số hotline 1900

Tổng đài hotline 1900 là tổng đài tư vấn và bán hàng tại Việt Nam. Tổng đài 1900 tính cước người gọi, được ứng dụng hiệu quả cho mục các phòng bán hàng, chăm sóc khách hàng, chuỗi cửa hàng, giao hàng nhanh, phòng vé của doanh nghiệp và tổ chức.

Đặc điểm của tổng đài hotline 1900

Đầu số hotline 1900 có thể nói là đầu số được nhắc đến nhiều nhất của doanh nghiệp khi muốn làm đầu số tổng đài hotline cho doanh nghiệp. Đặc điểm của đầu số này có thể kể đến như sau:

• Khách hàng gọi vào tốn tiền: Mức cước mà khách hàng phải chi trả khác nhau theo dạng đăng ký đầu số của doanh nghiệp (từ 1.000đ/1 phút đến 8.000đ/1 phút)
• Có chiết khấu cước cho doanh nghiệp: Doanh nghiệp đăng ký đầu số sẽ được hưởng chiết khấu cước từ tổng doanh thu cước gọi vào. Chiết khấu sẽ phụ thuộc vào nhà mạng và đầu số mà doanh nghiệp đăng ký (từ 26% - 40%)
• Cách tính cước: theo block 1 phút + 1 phút: Tức là dưới 60s được tính là 1 phút, từ giây thứ 61 được tính là 2 phút...
• Cách thức hoạt động:  Đầu số chỉ có thể nhận cuộc gọi tới 1 chiều và không thể gọi ra được

Ưu điểm:

• Dễ nhớ: Đầu số 1900 chỉ có 2 dạng chính là dạng có 8 số và dạng có 10 số, trong đó đã bao gồm 1900 ở đầu. Chính vì vậy, đầu số 1900 giúp cho khách hàng dễ nhớ hơn
• Dễ quảng bá: Đầu số 1900 có thể triển khai toàn quốc, không phân biệt mã vùng. Chính vì vậy, việc quảng bá đầu số cũng rất đơn giản.
• Có chiết khấu cho doanh nghiệp: Vì đặc điểm của đầu số này có chiết khấu theo doanh thu cước gọi vào cho doanh nghiệp. Nếu sản lượng cước gọi vào nhiều thì đây quả thực là số tiền không nhỏ.
• Chuyên nghiệp: Việc sở hữu 1 đầu số 1900 sẽ làm tăng tính chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp.

Nhược điểm:

Tất nhiên rằng đầu số 1900 cũng có những nhược điểm nhất định:

• Buộc phải có thông báo cước trong lời chào trên tổng đài: Điều này là quy định bắt buộc của nhà mạng nhằm minh bạch hóa mức cước mà khách hàng sẽ phải chi trả trên mỗi phút gọi.
• Tâm lý khách hàng ngại phải chi trả mức chi phí cao
• Khó lựa chọn đầu số theo ý muốn: Vì độ dài của đầu số 1900 chỉ có 8 đến 10 ký tự mà trong đó 1900 đã chiếm mất 4 ký tự. Chưa kể đến những ký tự quy định về nhà mạng, mức cước... Chính vì vậy mà lựa chọn đầu số theo sở thích cũng khá khó khăn
• Cách thức hoạt động: Chỉ có thể nhận cuộc gọi, nên trên tổng đài cần phải có thêm 1 số điện thoại để đáp ứng nhu cầu gọi ra của doanh nghiệp

Ai nên sử dụng đầu số 1900? Ứng dụng như thế nào?

• Nâng cao dịch vụ khách hàng: Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng đầu số như bán hàng, tư vấn, chăm sóc khách hàng ... thì 1900 là lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên cước phí dành cho nhu cầu này nên ở mức 1000đ thì sẽ tạo cho khách hàng sự thoải mái hơn khi gọi tới doanh nghiệp
• Kinh doanh đầu số: Một số doanh nghiệp sử dụng đầu số này cho mục đích kinh doanh như: Tư vấn thủ tục bảo hiểm, tư vấn du học, dịch vụ làm visa, văn phòng luật... Có thể sử dụng ở những mức cước cao hơn như 3.000đ, 5.000đ hoặc cao hơn tùy vào mục đích và nhu cầu.

Đầu số tổng đài hotline 1800

Đầu số 1800 hay tổng đài hotline 1800 là đầu số gọi vào miễn phí dành cho doanh nghiệp chăm sóc khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật. Tổng đài 1800 được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi trong việc chăm sóc khách hàng nhằm mang lại cảm giác được phục vụ hết mình cho khách hàng.

Đặc điểm của tổng đài hotline 1800

• Miễn phí cước gọi: Đầu số 1800 có đặc điểm lớn nhất đó chính là miễn cước cho khách hàng khi gọi vào. Cước phát sinh sẽ do doanh nghiệp đăng ký sử dụng đầu số chi trả.
• Chỉ nhận cuộc gọi: Cũng giống như đầu số 1900, đầu số 1800 cũng chỉ có thể nhận cuộc gọi từ khách hàng.

Ưu điểm

• Tăng khách hàng gọi vào: Vì là đầu số miễn phí nên sẽ kích thích được khách hàng gọi vào nhiều hơn
• Dễ nhớ, dễ quảng bá: Đầu số 1800 cũng tương tự như đầu số 1900, hoàn toàn có thể triển khai toàn quốc, không phụ thuộc vào mã vùng.

Nhược điểm

• Tốn chi phí: Ngoài chi phí triển khai, lắp đặt ban đầu. Doanh nghiệp còn phải chi trả thêm những chi phí cước phát sinh mà khách hàng gọi tới
• Khó quản lý được cước phát sinh vì không biết trước được thời lượng mà khách hàng sẽ gọi vào
• Dễ bị phá rối: Vì là đầu số miễn phí nên không thể tránh được những cuộc gọi từ những người không có nhu cầu về dịch vụ của doanh nghiệp, chưa kể đến là đối thủ chơi xấu (Tuy nhiên, nhược điểm này đã được khắc phục phần nào nhờ vào những công cụ chặn số phá rối)
• Đầu số chỉ có thể nhận cuộc gọi, nên nếu doanh nghiệp cần liên lạc cho khách hàng thì buộc phải trang bị thêm một đầu số gọi ra

Ai nên sử dụng đầu số 1800?

Đầu số 1800 phù hợp cho những doanh nghiệp có thương hiệu lớn, kích thích nhu cầu gọi vào của khách hàng. Ngoài ra một số doanh nghiệp muốn nâng cao dịch vụ khách hàng của mình.

Đầu số cố định

Dịch vụ thoại cố định trên nền tảng IP cho phép doanh nghiệp sử dụng một đầu số duy nhất nhưng có thể đáp ứng nhiều cuộc gọi đồng thời, vừa có thể CSKH, tư vấn và telesales.

Đặc điểm của tổng đài đầu số cố định 028 xx, 024 xx

• Phổ biến: Đây là đặc điểm cần phải kể đến đầu tiên khi nhắc đến đầu số cố định. Có những mã vùng đã quá quen thuộc với khách hàng như 024 Hà Nội, 028 TP.HCM...
• Tương tác 2 chiều: Có thể vừa nhận cuộc gọi và gọi lại cho khách hàng mà không cần phải trang bị thêm đầu số
• Đầu số cố định được đăng ký và sử dụng chỉ cho doanh nghiệp

Ưu điểm

• Chi phí thuê bao hàng tháng rẻ
• Có thể vừa nhận cuộc gọi, vừa có thể gọi ra được. Ngoài ra chi phí gọi ra, đặc biệt là gọi nội hạt cũng khá thấp
• Tăng cường sự uy tín: Đầu số cố định chỉ dành cho doanh nghiệp nên khách hàng gọi vào cũng sẽ cho cảm giác yên tâm và uy tín hơn
• Dễ nhận diện được vùng miền kinh doanh

Nhược điểm

• Đầu số dài (11 số) nên khá khó nhớ
• Đồng bộ đầu số cũng gặp khó khăn: Nếu doanh nghiệp có nhiều văn phòng, chi nhánh ở các tỉnh thành khác nhau thì rất khó lựa chọn những đầu số giống nhau mà chỉ khác mã vùng cho doanh nghiệp. Điều này làm cho khó nhận diện được thương hiệu hơn.

Ai nên sử dụng đầu số cố định?

• Tất cả các doanh nghiệp khi đăng ký kinh doanh đều cần 1 đầu số cố định để làm đại diện cho doanh nghiệp
• Nếu doanh nghiệp hoạt động trên 1 tỉnh thì hoàn toàn có thể sử dụng đầu số cố định để làm đầu số tổng đài hotline

Đầu số di động, Mobile SIP

Tổng đài di động được hiểu là sử dụng sim di động  để biến đối thành tổng đài chăm sóc khách hàng, tổng đài bán hàng.

Đặc điểm của đầu số Mobile SIP

Trước đây đầu số di động được mặc định sử dụng cho mục đích cá nhân riêng. Nhưng hiện tại với công nghệ phát triển thì những đầu số di động đã được tích hợp vào tổng đài để làm đầu số hotline cho doanh nghiệp.

Ưu điểm

• Phổ biến
• Chi phí thuê bao hàng tháng khá thấp
• Không phụ thuộc vào mã vùng
• Đầu số dễ nhớ, dễ lựa chọn được đầu số theo mong muốn

Nhược điểm

• Mặc dù đã được phát triển được thành số tổng đài nhưng người dùng vẫn còn tâm lý là số cá nhân
• Cước phí gọi ngoại mạng cũng khá cao. 

Ai nên sử dụng đầu số di động?

Đầu số di động phù hợp với những doanh nghiệp muốn xây dựng hệ thống chăm sóc khách hàng, bán hàng, tư vấn... Ngoài ra nếu như doanh nghiệp muốn tiết kiệm cước phí mà không quan trọng số gọi ra thì có thể sử dụng nhiều đầu số đăng ký trên hệ thống tổng đài để gọi nội mạng với khách hàng.

4 yếu tố quan trọng xây dựng tổng đài hotline?

Để xây dựng được hệ thống tổng đài hotline cho doanh nghiệp, chúng ta cần 4 yếu tố chính: đầu số, hệ thống tổng đài, thiết bị đầu cuối và đường truyền internet.

1. Lựa chọn Đầu số phù hợp nhu cầu sử dụng

Bạn hoàn toàn có thể sử 4 dạng đầu số như ở phần trên, tùy vào mục đích sử dụng của doanh nghiệp mình. Việc đăng ký đầu số cũng khá đơn giản, bạn hoàn toàn có thể liên hệ những nhà mạng cung cấp đầu số có thể kể đến như Viettel, Mobifone, VNPT, FPT, CMC, Itel... để đăng ký đầu số dịch vụ cho mình.

Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy khó khăn, bạn hoàn toàn có thể liên hệ đến Southtelecom JSC, chúng tôi có thể hỗ trợ bạn lựa chọn đầu số cho mình một cách tốt nhất

2. Hệ thống tổng đài IP, Tổng đài ảo

Hệ thống tổng đài là nơi để điều phối và quản lý toàn bộ mọi cuộc gọi. Hiện nay giải pháp tổng đài ảo đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng vì giúp quản lý cuộc gọi hiệu quả; tính chuyên nghiệp cao; tích hợp được nhiều tính năng, phần mềm bên khác; đặc biệt là tiết kiệm được chi phí rất lớn cho doanh nghiệp.

>>Xem thêm: Tổng Đài Ảo Là Gì? Lợi Ích, Tính Năng Và Ứng Dụng Thực Tế

3. Thiết bị đầu cuối, điện thoại IP, Softphone, Headsets

Để sử dụng được tổng đài chắc chắn chúng ta phải cần đến thiết bị đầu cuối. Có 2 phương pháp để nhận và thực hiện cuộc gọi trên hệ thống tổng đài ảo đó là sử dụng thiết bị phần cứng (IP Phone, tai nghe chuyên dụng) hoặc softphone cài lên máy tính hoặc điện thoại di động.

Softphone mang đến sự tiện lợi, tính di động cao. Tuy nhiên sự ổn định của softphone là không cao. Chính vì vậy, bạn nên trang bị cho bộ phận trực tổng đài hotline những thiết bị phần cứng như IP Phone hoặc tai nghe chuyên dụng để đảm bảo chất lượng tốt nhất

4. Đường truyền Internet

Tổng đài ảo cần phải có Internet thì mới có thể hoạt động được. Chính vì vậy, bạn cần trang bị cho hệ thống của mình một đường truyền riêng ổn định. Ngoài ra cũng cần trang bị thêm một đường dự phòng (Backup) để phòng trường hợp sự cố trên đường truyền chính.

Trên đây là các đặc điểm cũng như ưu và nhược điểm của các dạng đầu số để làm hotline. Hy vọng các bạn sẽ có thêm thông tin để lựa chọn đầu số hotline cho doanh nghiệp của mình.

--------------------------------------

South Telecom JSC là nhà cung cấp dịch vụ số - sở hữu các dịch vụ/ sản phẩm công nghệ tiên tiến, tích hợp hiệu quả với các phần mềm sẵn có của khách hàng, tạo ra các giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp.

Tư vấn miễn phí dịch vụ/ sản phẩm vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi:

Hotline: 1900 54 54 63

Miền Nam: 028 36 222 789

Miền Bắc: 024 3773 9686