Tổng đài ảo thông minh - Tiếng nói cho thương hiệu doanh nghiệp

Tổng đài thông minh hay Tổng đài ảo tích hợp AI là một công nghệ mới và đang phát triển nhanh chóng. Trong tương lai, tổng đài ảo AI sẽ được ứng dụng rộng rãi hơn nữa trong các lĩnh vực khác nhau, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

Giải pháp tổng đài thông minh là gì?

Giải pháp tổng đài thông minh là hệ thống điện thoại được tích hợp nhiều tính năng tiên tiến, sử dụng công nghệ điện toán đám mây (Cloud) để cung cấp dịch vụ thoại qua mạng internet. Doanh nghiệp không cần đầu tư mua đặt và bảo trì hạ tầng, thay vào đó chỉ cần thanh toán hàng tháng theo nhu cầu sử dụng.

So với tổng đài truyền thống, giải pháp tổng đài thông minh mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

• Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư mua đặt thiết bị, hạ tầng, tiết kiệm chi phí bảo trì, nâng cấp.
• Dễ dàng sử dụng: Quản lý và sử dụng đơn giản thông qua giao diện web hoặc ứng dụng di động.
• Tính năng đa dạng: Cung cấp nhiều tính năng tiên tiến như trả lời tự động, phân phối cuộc gọi thông minh, ghi âm cuộc gọi, báo cáo chi tiết, tích hợp CRM,...
• Khả năng mở rộng: Dễ dàng mở rộng quy mô theo nhu cầu của doanh nghiệp.
• Tính linh hoạt: Sử dụng được mọi lúc, mọi nơi có kết nối internet.

Các loại giải pháp tổng đài thông minh phổ biến

Tổng đài ảo

Tổng đài ảo, hay còn gọi là Hosted PBX, Cloud PBX, Virtual PBX, là một hệ thống điện thoại doanh nghiệp được lưu trữ hoàn toàn trên các máy chủ trong các trung tâm dữ liệu ngoài trang web và được cung cấp qua internet.

Tham khảo: Tổng đài ảo thông minh, tổng đài ảo tích hợp CRM

Tổng đài IP

Tổng đài IP (IP PBX) là một hệ thống điện thoại dựa trên giao thức Internet Protocol (IP) được sử dụng để kết nối và quản lý các cuộc gọi điện thoại trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Tổng đài IP cho phép các cuộc gọi thoại được truyền qua mạng IP thay vì qua hạ tầng mạng điện thoại truyền thống.

Tổng đài Hybrid

Tổng đài Hybrid, hay còn gọi là tổng đài lai, là hệ thống điện thoại kết hợp giữa hai công nghệ truyền thống (Analog) và công nghệ IP (Internet Protocol) trên cùng một hệ thống.

Tính năng nổi bật của tổng đài thông minh

Tổng đài thông minh là một phần quan trọng trong nhiều doanh nghiệp hiện đại, giúp họ cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng và tối ưu hóa quy trình làm việc nội bộ.

Tổng đài điện thoại thông minh tự động (IVR)

IVR là hệ thống tương tác tự động với khách hàng thông qua điện thoại. IVR được xây dựng dựa trên các kịch bản được tùy biến, linh động theo từng mục đích sử dụng khác nhau.

Kịch bản IVR được ứng dụng rộng rãi ở nhiều hệ thống call center. Thông dụng nhất là hệ thống tự động phân chia line điện thoại theo từng phòng ban, hoặc phân nhánh hotline để người dùng có thể kết nối trực tiếp vào đúng line theo nhu cầu của họ.

Phân bổ cuộc gọi tự động (ACD)

Hệ thống phân bổ cuộc gọi tự động (ACD) là một phần quan trọng của một tổng đài thông minh. Chức năng chính của ACD là tự động phân phối cuộc gọi đến các nhân viên hoặc nhóm làm việc phù hợp nhất dựa trên các tiêu chí như kỹ năng, khả năng phản hồi, và sẵn sàng.

Tích hợp CRM

Tích hợp CRM (Customer Relationship Management) vào hệ thống tổng đài thông minh là một phần quan trọng để cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt hơn và tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên nhằm nâng cao hiệu suất doanh nghiệp

Giọng nói tự nhiên (NLP)

Giọng nói tự nhiên (NLP) là một lĩnh vực của trí tuệ nhân tạo (AI) liên quan đến việc xử lý ngôn ngữ tự nhiên của con người. Trong một hệ thống tổng đài thông minh, NLP được sử dụng để hiểu và phản hồi tự nhiên đối với các yêu cầu và câu hỏi của khách hàng hay còn gọi là Call Bot

Chatbot

Tích hợp chatbot vào tổng đài để trả lời các câu hỏi phổ biến và hướng dẫn khách hàng thông qua các cuộc trò chuyện trực tuyến trên nhiều kênh tương tác khác nhau như trang web, ứng dụng di động, Facebook Messenger, WhatsApp, và nhiều nền tảng khác.

Tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI)

Sử dụng AI để phân tích dữ liệu và dự đoán nhu cầu của khách hàng, từ đó cải thiện dịch vụ và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Tích hợp các kênh tương tác (Omnichannel)

Omnichannel là khả năng tích hợp và quản lý các kênh tương tác như điện thoại, email, tin nhắn văn bản, chat trực tuyến, mạng xã hội và nhiều hơn nữa, để cung cấp một trải nghiệm đồng nhất cho khách hàng nhằm cải thiện trải nghiệm, tăng sự hài lòng đối với thương hiệu

Phân tích dữ liệu và báo cáo

Theo dõi và phân tích dữ liệu từ các cuộc gọi để hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng và cải thiện dịch vụ trong tương lai.