Những lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ cho văn phòng

Bạn là Doanh nghiệp và muốn lắp đặt tổng đài điện thoại VoIP nội bộ cho văn phòng của mình nhưng vẫn chưa biết nên bắt đầu từ đâu và cần lưu ý những gì? 

Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp ngay những thắc mắc trên. Hãy cùng khám phá nào!

I. Tìm hiểu khái niệm tổng đài

Trước khi đi vào những lưu ý khi xây dựng tổng đài, chúng ta cần phải hiểu tổng đài nghĩa là gì?

Tổng đài có thể hiểu đơn giản là một hệ thống chuyển mạch điện thoại tự động trong một doanh nghiệp tư nhân. Cũng có thể biết đến là một hệ thống chuyển mạch giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp.

Tuy nhiên với sự phát triển của công nghệ hiện nay, đặc biệt trong lĩnh vực VoIP. Tổng đài không đơn thuần chỉ là hệ thống thoại thông thường. Nó được xây dựng giao tiếp đa dạng kênh hơn như hình ảnh, video, truyền dữ liệu… 

Hiện tại trong các Doanh nghiệp thường có hai dạng tổng đài sau:

• Tổng đài Analog (Tổng đài truyền thống): đây là mạng điện thoại chuyển mạch công cộng hay còn được biết đến là mạng điện thoại chuyển mạch kênh truyền thống. Khi khách hàng đăng ký đầu số, nhà mạng sẽ kéo trực tiếp line trung kế đến khách hàng (line bưu điện). Từ đó khách hàng đấu nối với tổng đài Analog (tại văn phòng công ty) để cấu hình và chia máy nhánh trực tiếp trên đó.

• Tổng đài ảo (Tổng đài VoIP): là một hệ thống điện thoại doanh nghiệp được lưu trữ hoàn toàn trên các máy chủ trong các trung tâm dữ liệu ngoài trang web và được cung cấp qua internet (Công nghệ VoIP). Tổng đài ảo có thể cung cấp nhiều tính năng hơn cả hệ thống điện thoại PBX truyền thống, đồng thời cho phép quản trị viên phi kỹ thuật dễ dàng thiết lập mọi thứ.

II. Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ văn phòng cần lưu ý gì?

1. Lựa chọn tổng đài

Như đã đề cập ở mục trước, tổng đài đang có 2 dạng phổ biến đó là tổng đài Analog (tổng đài truyền thống) và tổng đài ảo (tổng đài VoIP). 

Nếu bạn đã có hệ thống điện thoại Analog, hãy cân nhắc xây dựng hệ thống tổng đài ảo mới để có những tính năng có thể đáp ứng nhu cầu đa dạng và thay đổi liên tục của Doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nếu bạn đã đầu tư rất nhiều trang thiết bị và muốn tận dụng lại hệ thống cũ thì hãy sử dụng những VoIP Gateway nhằm chuyển đổi tín hiệu Analog sang VoIP

Nếu bạn có thắc mắc vì sao lại nên chọn tổng đài ảo thay cho tổng đài Analog thì hãy xem ngay bài viết Tại sao nên chọn VoIP thay cho PSTN trong tổng đài nội bộ doanh nghiệp? để hiểu rõ lý do này.

2. Xác định nhu cầu Doanh nghiệp

Mỗi Doanh nghiệp sẽ có những nhu cầu về hệ thống tổng đài nội bộ khác nhau. Có những Doanh nghiệp chỉ cần nghe gọi cơ bản nhưng cũng có nhiều Doanh nghiệp cần các nhu cầu cao hơn như tổng đài tích hợp CRM, tích hợp nhiều kênh tương tác, đồng bộ dữ liệu… 

Bên cạnh đó, bạn cũng cần xác định trước số lượng người dùng để có thể xây dựng hoặc thuê hệ thống phù hợp.

Chính vì vậy bạn cần nhìn nhận tình hình hiện tại để lên kế hoạch xây dựng hệ thống tổng đài nội bộ cho văn phòng của mình.

Sau khi đã xác định được nhu cầu, thông thường chúng ta đều bắt gặp phải một vấn đề đó là: Doanh nghiệp nên tự xây dựng hay thuê dịch vụ từ bên thứ 3? 

Nếu bạn cũng đang có sự phân vân như vậy thì hãy xem ngay bài viết Doanh nghiệp nên tự xây dựng hay thuê dịch vụ tổng đài ảo? để có cho mình sự lựa chọn đúng đắn nhất.

3. Lựa chọn đầu số phù hợp

Sau khi đã xác định được nhu cầu của Doanh nghiệp. yếu tố thứ 2 bạn cần xem xét đó là nên sử dụng đầu số nào cho tổng đài nội bộ văn phòng của mình. Có 4 dạng đầu số chính hiện nay có thể sử dụng đó là: 

• Đầu số 1900
• Đầu số 1800
• Đầu số cố định
• Đầu số Mobi SIP

Bạn nên tham khảo bài viết: Đầu số hotline là gì? Dạng hotline nào phù hợp với Doanh nghiệp của bạn để chắc chắn rằng bạn có lựa chọn tốt nhất.

4. Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối giúp tiếp nhận cuộc gọi hoặc thực hiện các cuộc gọi đi từ Tổng đài.  Lựa chọn thiết bị phù hợp sẽ giúp năng suất cũng như chất lượng cuộc gọi của các Điện thoại viên (Agents) được nâng cao.

Nếu bạn thường xuyên di chuyển thì lựa chọn Softphone là điều cần thiết. Tuy nhiên nếu bạn và nhân viên chỉ nghe và gọi điện thoại với khách hàng ở tại văn phòng thì bạn nên chọn lựa IP Phone hoặc Tai nghe tổng đài cho mình.

Bạn cần đọc bài viết: Nên chọn tai nghe hay IP Phone cho tổng đài của bạn? để có lựa chọn cho phù hợp.

5. Trang bị đường truyền internet ổn định

Đường truyền Internet là điều kiện bắt buộc phải có để cho tổng đài nội bộ văn phòng của bạn được hoạt động.

Mặc dù cuộc gọi VoIP chiếm khá ít băng thông, nhưng bạn cũng nên trang bị đường truyền riêng để tránh quá nhiều thiết bị ngoại vi truy cập sử dụng internet dẫn tới cuộc gọi không được ổn định

Bên cạnh đó, bạn cũng nên trang bị từ 1 – 2 đường truyền mạng dự phòng (backup) để đề phòng trường hợp đường truyền chính gặp sự cố.

Chắc chắn ngay bây giờ bạn sẽ đặt ra câu hỏi: “Vậy nếu bị cúp điện thì làm thế nào để hệ thống hoạt động?”. Đừng quá lo lắng về điều này, bài viết Làm gì để giữ kết nối VoIP (Tổng đài ảo) khi mất điện hoặc Internet?sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Trên đây là những lưu ý cần thiết khi bạn muốn lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ cho văn phòng của mình. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm hoặc muốn trải nghiệm hệ thống tổng đài hiện đại, chuyên nghiệp thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn sàng phục vụ bạn!

-------------------------------

Worldfone

1900 545463