Tổng đài VoIP - Giải pháp tiết kiệm cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs)

Hiện nay, tổng đài VoIP đang trở thành lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp mong muốn cắt giảm chi phí và nâng cao hiệu suất liên lạc. Không chỉ giảm bớt chi phí đầu tư ban đầu, hệ thống này còn tích hợp nhiều tính năng tiên tiến, giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt và hiệu quả hơn. Hãy cùng Worldfone tìm hiểu lý do vì sao tổng đài VoIP luôn là trợ thủ đắc lực của đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng qua bài viết dưới đây nhé! 

Tổng đài VoIP là gì? 

Tổng đài VoIP là hệ thống tổng đài điện thoại sử dụng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol) để truyền tải cuộc gọi qua mạng internet thay vì sử dụng đường dây điện thoại truyền thống. Loại tổng đài này được nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ ưa chuộng bởi chi phí đầu tư và vận hành thấp hơn so với tổng đài analog truyền thống. 

Tổng đài VoIP có mấy loại? 

Tổng đài VoIP (Voice over Internet Protocol) được chia thành 2 loại chính như sau: 

• Tổng đài cứng (Hardware PBX – IP-PBX vật lý):

- Là hệ thống tổng đài VoIP được triển khai trên thiết bị phần cứng chuyên dụng. 

- Tích hợp sẵn phần mềm quản lý cuộc gọi, kết nối với điện thoại IP hoặc analog thông qua bộ chuyển đổi.  

- Độ ổn định cao, bảo mật tốt nhưng chi phí đầu tư ban đầu lớn. 

• Tổng đài mềm (Software PBX – Cloud PBX hoặc Softswitch):

- Là tổng đài VoIP chạy trên máy chủ hoặc nền tảng đám mây, không cần thiết bị vật lý riêng. 

- Dễ dàng cài đặt, quản lý và mở rộng theo nhu cầu doanh nghiệp. 

- Tiết kiệm chi phí hơn so với tổng đài cứng nhưng phụ thuộc vào kết nối internet. 

Những lợi ích vượt trội của tổng đài VoIP đối với doanh nghiệp 

Tổng đài ảo VoIP mang lại nhiều lợi ích vượt trội, giúp gia tăng cơ hội cạnh tranh cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Dưới đây là 7 lợi ích nổi bật khi sử dụng tổng đài VoIP cho doanh nghiệp: 

• Tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư hạ tầng đắt đỏ, gọi nội bộ miễn phí, cước phí cuộc gọi rẻ hơn so với điện thoại truyền thống. 
• Linh hoạt và dễ mở rộng: Có thể sử dụng trên nhiều thiết bị như điện thoại IP, máy tính, điện thoại di động, dễ dàng thêm số máy nội bộ. 
• Chất lượng cuộc gọi ổn định: Công nghệ VoIP hiện đại giúp giảm nhiễu, lọc tạp âm và tăng chất lượng âm thanh. 
• Hỗ trợ làm việc từ xa: Nhân viên có thể nhận cuộc gọi và chăm sóc khách hàng dù ở bất kỳ đâu thông qua ứng dụng trên điện thoại hoặc máy tính. 
• Tích hợp đa nền tảng: Kết nối với CRM, ERP, Helpdesk để tối ưu hiệu suất làm việc. 
• Hệ thống quản lý thông minh: Theo dõi lịch sử cuộc gọi, thống kê chi tiết một cách dễ dàng. 

Để lắp đặt tổng đài VOIP người dùng cần những gì? 

Để lắp đặt hệ thống tổng đài VoIP, người dùng cần chuẩn bị các thành phần quan trọng sau đây.

Đầu số tổng đài 

Đầu số tổng đài đóng vai trò thiết yếu trong hệ thống, giúp thực hiện các cuộc gọi ra và nhận cuộc gọi đến. Hiện nay, có nhiều loại đầu số khác nhau như: đầu số cố định, đầu số 1900, 1800, v.v. 

Tại Việt Nam, hai công nghệ đầu số phổ biến gồm: 

• Đầu số công nghệ analog: Cung cấp bởi các nhà mạng như VNPT, Viettel… Để kết nối đầu số analog với tổng đài IP, cần sử dụng bộ chuyển đổi từ tín hiệu analog sang IP. 
• Đầu số công nghệ VoIP (SIP Trunk): Cho phép cấu hình trực tiếp trên tổng đài IP thông qua kết nối internet, không cần thiết bị chuyển đổi. Hiện nay, một số nhà mạng như FPT, CMC, Viettel còn hỗ trợ sử dụng số di động làm số SIP Trunk (dịch vụ Mobile SIP Trunk). 

Tổng đài IP 

Tổng đài IP là trung tâm của hệ thống VoIP, đóng vai trò kết nối giữa đầu số và các thiết bị đầu cuối để tạo nên một giải pháp hoàn chỉnh. Người dùng cần lựa chọn tổng đài IP phù hợp dựa trên số lượng thiết bị đầu cuối cần sử dụng. 

Tham khảo: Tổng đài IP - Tận dụng công nghệ nâng cao hiệu suất giao tiếp DN 

Thiết bị đầu cuối 

Thiết bị đầu cuối là các thiết bị giúp nhân viên nhận và thực hiện cuộc gọi. Tùy vào nhu cầu sử dụng, người dùng có thể lựa chọn: 

• Điện thoại IP có dây: Phù hợp với nhân viên văn phòng, ít di chuyển và không cần nghe gọi liên tục. 
• Điện thoại IP không dây: Cho phép di chuyển linh hoạt trong khi nghe gọi mà không bị giới hạn bởi dây cáp. 
• Phần mềm Softphone trên máy tính: Hỗ trợ nghe gọi thông qua tai nghe chuyên dụng, thích hợp cho nhân viên tổng đài, chăm sóc khách hàng. 
• Phần mềm Softphone trên điện thoại di động: Giúp nhân viên có thể nhận và thực hiện cuộc gọi ở bất cứ đâu thông qua ứng dụng VoIP. 

Hướng dẫn các bước thiết lập tổng đài VoIP hiệu quả 

Tổng đài VoIP là giải pháp liên lạc hiện đại giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước thiết lập tổng đài VoIP, từ khâu chuẩn bị đến vận hành và quản lý hệ thống. 

Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng 

Trước khi triển khai tổng đài VoIP, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu để chọn giải pháp phù hợp nhất. Các yếu tố cần xem xét bao gồm: 

- Xác định số lượng người dùng  

- Xác định các tính năng cần thiết  

- Xác định ngân sách 

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ VoIP 

Việc chọn đúng nhà cung cấp tổng đài VoIP sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất hoạt động của hệ thống. Doanh nghiệp nên tham khảo và đánh giá dựa trên các tiêu chí sau: 

- Tìm hiểu và tham khảo các nhà cung cấp uy tín trên thị trường  

- So sánh giá cả gói cước, chi phí cài đặt và phí duy trì dịch vụ. 

- Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp có chính sách bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật tốt  

Bước 3: Đăng ký dịch vụ và cài đặt hệ thống 

Sau khi chọn được nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp tiến hành đăng ký dịch vụ và thực hiện các bước cài đặt như sau: 

- Cung cấp thông tin cần thiết cho nhà cung cấp như số máy, địa chỉ, danh sách nhân viên 

- Nhà cung cấp sẽ cài đặt và cấu hình hệ thống  

- Doanh nghiệp cần cung cấp tài khoản cho nhân viên sử dụng  

Bước 4: Sử dụng và quản lý hệ thống tổng đài VoIP 

Sau khi tổng đài VoIP được thiết lập, doanh nghiệp cần đảm bảo việc sử dụng và quản lý hệ thống hiệu quả: 

-  Hướng dẫn và đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống  

- Quản lý hệ thống thông qua giao diện web 

- Theo dõi báo cáo thống kê và tối ưu hệ thống  

Lưu ý quan trọng khi lắp đặt và sử dụng tổng đài VoIP 

Để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, doanh nghiệp cần lưu ý: 

• Chọn nhà cung cấp uy tín: Ưu tiên đơn vị có hỗ trợ kỹ thuật tốt, bảo mật cao. 
• Đảm bảo đường truyền Internet ổn định: Tổng đài VoIP phụ thuộc vào chất lượng mạng, nên cần sử dụng đường truyền mạnh, ưu tiên kết nối có dây. 
• Cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà cung cấp: Giúp quá trình cài đặt và cấu hình diễn ra nhanh chóng, chính xác. 
• Đào tạo nhân viên thường xuyên: Đảm bảo nhân viên hiểu rõ cách sử dụng và khai thác hiệu quả các tính năng của tổng đài. 
• Bảo trì hệ thống định kỳ: Kiểm tra và nâng cấp hệ thống để tránh gián đoạn trong quá trình sử dụng. 

Kết luận 

Có thể thấy, tổng đài VoIP giá rẻ là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc đầu tư vào VoIP giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và tối ưu chi phí. Với những lợi ích vượt trội kể trên, tổng đài VoIP chắc chắn sẽ là sự lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp muốn phát triển bền vững trong thời đại số hóa.  

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tư vấn và triển khai giải pháp tổng đài VoIP giá rẻ phù hợp hãy liên hệ ngay với South Telecom nhé!