Tổng đài nội bộ là gì? 3 hệ thống quản lý gọi nội bộ miễn phí

Tổng đài nội bộ là gì?

Tổng đài nội bộ (hay còn gọi là PBX – Private Branch Exchange) là hệ thống điện thoại được sử dụng trong nội bộ một tổ chức, doanh nghiệp để liên lạc giữa các phòng ban, nhân viên với nhau và với bên ngoài.

Lợi ích khi sử dụng tổng đài nội bộ

• Tiết kiệm chi phí liên lạc nội bộ.
• Chuyên nghiệp hóa việc chăm sóc khách hàng.
• Tăng hiệu quả phối hợp công việc giữa các phòng ban.
• Kiểm soát tốt hơn hoạt động gọi điện trong doanh nghiệp.

Chức năng chính của tổng đài nội bộ

• Gọi nội bộ miễn phí: Nhân viên có thể gọi cho nhau thông qua số máy lẻ mà không mất phí.
• Quản lý cuộc gọi vào/ra: Phân phối cuộc gọi đến các bộ phận phù hợp, hạn chế cuộc gọi ra ngoài nếu cần.
• Chuyển máy linh hoạt: Dễ dàng chuyển cuộc gọi từ người này sang người khác.
• Ghi âm, lưu trữ cuộc gọi: Hỗ trợ giám sát và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
• Tích hợp các hệ thống khác: Như CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, voicebot,...
• Tích hợp AI: chỉ tổng đài Cloud mới có thể phát triển thêm các tính năng này

3 loại tổng đài nội bộ phổ biến

Việc lựa chọn giải pháp tổng đài phù hợp cho doanh nghiệp phụ thuộc vào quy mô, nhu cầu sử dụng, ngân sách và định hướng phát triển của từng đơn vị. Dưới đây là các loại tổng đài phổ biến và gợi ý lựa chọn theo từng nhu cầu:

Tổng đài analog (truyền thống)

Dùng đường dây điện thoại cố định, phù hợp doanh nghiệp nhỏ, ít nhân viên (dưới 10 máy lẻ), không có yêu cầu cao về tích hợp phần mềm hoặc làm việc từ xa.

Ưu điểm:

• Ổn định, dễ lắp đặt.
• Chi phí đầu tư ban đầu thấp nếu đã có hạ tầng điện thoại cố định.

Hạn chế:

• Không hỗ trợ làm việc từ xa.
• Khó mở rộng, thiếu linh hoạt và không tích hợp công nghệ mới.

Tổng đài IP (VoIP)

Sử dụng internet để truyền cuộc gọi, dễ mở rộng, tích hợp phần mềm. Doanh nghiệp quy mô vừa và lớn. Cần ghi âm, giám sát, tích hợp với phần mềm như CRM, ERP... Có nhiều chi nhánh, đội ngũ làm việc linh hoạt.

Ưu điểm:

• Dễ mở rộng, chỉ cần internet là có thể kết nối máy lẻ từ bất kỳ đâu.
• Chất lượng âm thanh tốt, nhiều tính năng nâng cao (gọi nhóm, chuyển tiếp thông minh…).
• Tích hợp dễ dàng với phần mềm quản lý khách hàng.

Hạn chế:

• Cần đầu tư thiết bị IP phone hoặc phần mềm softphone.
• Yêu cầu đường truyền internet ổn định.

Tham khảo: Tổng đài IP - Nâng cao hiệu suất giao tiếp DN

Tổng đài ảo (Cloud PBX)

Không cần đầu tư phần cứng, quản lý hoàn toàn qua nền tảng đám mây. Doanh nghiệp startup, thương mại điện tử, đội ngũ bán hàng từ xa. Cần giải pháp linh hoạt, mở rộng nhanh chóng. Đây cũng là hệ thống khuyên dùng vì nó sẽ dể dàng tích hợp hệ thống khác qua APIs, và đặt biết hơn là Tích hợp Trí Tuệ Nhân Tạo (AI) công nghệ hot nhất hiện nay.

Ưu điểm:

• Không cần đầu tư thiết bị – chỉ cần máy tính, điện thoại và internet.
• Có thể làm việc từ xa, quản lý mọi nơi qua web.
• Tự động cập nhật phần mềm, bảo mật cao.
• Trả phí theo tháng – dễ quản lý chi phí.

Hạn chế:

• Phụ thuộc vào kết nối internet.
• Một số nhà cung cấp có thể giới hạn tính năng ở gói thấp.

Tham khảo: Tổng Đài Ảo Là Gì? Lợi Ích, Tính Năng Và Ứng Dụng Thực Tế

Tóm lại, Tổng đài nội bộ phù hợp cho doanh nghiệp là hệ thống đáp ứng được nhu cầu liên lạc nội bộ, chăm sóc khách hàng và mở rộng linh hoạt, trong đó tổng đài ảo (Cloud PBX) đang là lựa chọn tối ưu nhờ chi phí thấp, dễ triển khai và hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả.

Nếu bạn chưa lựa chọn được hệ thống phù hợp. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn giải pháp tổng đài miễn phí, đúng nhu cầu doanh nghiệp của bạn